Numera räcker det att ha kvar anställdas utläggskvitton i digital form. När papperkvitton nu kan slängas ska det finnas interna rutiner som säkerställer att bokföringslagens nya regler är uppfyllda (se Bokföringsnämndens uppdaterade vägledning).
Det är företaget som väljer hur kvitton ska sparas, men företaget har också det fulla ansvaret. Det ska finnas kontrollfunktioner, rutiner för överföring och bevaring, rutiner för säkerhetskopiering och systemdokumentation med mera.
Allt för att säkerställa att all räkenskapsinformation finns med och bevaras på ett sådant sätt att den kan tas fram under hela bevarandetiden – dvs normalt sju kalenderår efter balansdagen.
Säkra interna rutiner för utläggskvitton
All information – som är räkenskapsinformation – måste ha förts över till ett säkert och beständigt format genom att till exempel fota, skanna eller kopiera underlaget. Här har du några tips.
- All information ska kunna läsas tydligt
- Alla sidor på kvittot/fakturan – som innehåller räkenskapsinformation – (och hela sidan) måste vara med
- Informationen måste ha förts in i redovisningen på ett sådant sätt att den säkert går att ta fram och läsa under hela bevarandetiden
- Om företaget valt att bevara underlagen i pappersform måste företaget säkerställa att informationen går att läsa under hela bevarandetiden. Kvitton där informationen inte är beständig måste då konverteras, så att informationen går att läsa under hela bevarandetiden (kopiering till arkivbeständigt papper eller liknande). Det kan vara parkeringskvitton, drivmedelskvitton, vissa kassakvitton m m.
- Tänk också på att en del fakturor och kvitton kan behöva sparas pga andra skäl än bokföringslagen. Kvitton med utländsk moms behöver exempelvis ibland bifogas i original för att få återbetalning av utländsk moms.
Glöm inte bort momslagens krav!
Glöm inte heller att momslagen fortfarande har en massa krav på att fakturan ska innehålla ett antal uppgifter för att företaget ska få avdrag för momsen. Bland annat ska säljarens momsregistreringsnummer och köparens (ditt företags) namn och adress normalt finnas med på kvittot.
För vissa fakturor godkänner Skatteverket att arbetsgivaren kan få avdrag för moms även om fakturan är ställd till en anställd. Det gäller kost, logi, representation, facklitteratur, resor samt motion och friskvård. Observera att övriga krav som ställs på en faktura ska vara uppfyllda även för denna typ av kostnader.
Förenklad faktura i vissa fall
Det finns också en generell förenkling för fakturor på mindre belopp, så kallad förenklad faktura. Det gäller bland annat för fakturor som inte överstiger 4 000 kr inklusive moms. Då medges momsavdrag även om kvittot endast innehåller följande:
- Datum för utfärdande av fakturan
- Identifiering av säljaren (med säljarens momsnummer)
- Den typ av varor eller tjänster som sålts
- Den moms som betalats (eller uppgifter så att man kan beräkna momsen)
Olika momskrav vid olika typer av utlägg
Om anställda har haft ett utlägg för arbetsgivarens räkning behöver man därför ha lite olika rutiner beroende på vad den anställde har köpt.
- En anställd lämnar en faktura för t.ex. inköp av förbrukningsmaterial/arbetsredskap (telefoner, datorer, kontorsmöbler m m), där utgiften överstiger 4 000 kr inklusive moms. Fakturan ska då vara utställd med bland annat ditt företags namn och adress för att uppfylla momslagens krav på fakturan.
- En anställd har kostnader för motion, facklitteratur, rese-, kost-, och logikostnader som överstiger 4 000 kr inklusive moms. Fakturan ska innehålla alla uppgifter som – enligt momslagen – ska ingå i en faktura förutom att det istället för företagets namn kan stå den anställdes namn.
- En anställd har haft en utgift som uppgår till max 4 000 kr inklusive moms och lämnar in ett kvitto. Reglerna om förenklad faktura kan tillämpas.
Anställdas utlägg via nätet
Normalt anges den anställdes namn och adress på fakturan vid inköp via nätet. Arbetsgivaren förlorar momsavdraget när beställningen gjorts i den anställdes namn – även om beloppet understiger 4 000 kr. Detta om utlägget inte avser kost, logi, facklittertur, representation, motion/friskvård eller resor.
Det innebär att momsavdraget går förlorat när en anställds gör utlägg för arbetsredskap – t.ex. programvaror, licensrätter med mera. Om inköpet görs från leverantörer i utlandet kan det också finnas en feldebiterad svensk moms på köpet, eftersom leverantören tror att köparen är en svensk privatperson.
Ha därför även en särskild policy kring utlägg som sker via nätet. Viktigt är då bland annat att de anställda beställer i företagets namn och att de anger företagets VAT-nummer (momsregistreringsnummer) vid beställningen. Läs mer om Anställdas inköp via nätet.
Sammanfattande grundregel vid utlägg?
Väldigt mycket att hålla reda på med andra ord. Som en enkel grundregel vid utlägg kan det – på grund av komplexiteten – vara bra att ha en intern huvudregel. Se till att de anställda begär att få ett kvitto där arbetsgivarens namn och adress finns med – och företagets VAT-nummer vid köp från utländska leverantörer.
