Anställdas inköp via nätet

Det är vanligt att anställda beställer varor och tjänster via nätet på ett sätt som innebär att momsen inte kan dras av. Här kan du läsa om varför det blir så och hur företaget kan komma till rätta med problemet.

Publiserad: den 3 januari 2025

Del sidan:

Bara om säljarens debitering av moms är korrekt är den avdragsgill för köparen. Om leverantören är utländsk och om denne uppfattar köparen som privatperson kommer moms ofta felaktigt att tas ut.

Kraven på innehåll i en faktura eller kvitto är lågt ställda när köparen är privatperson. Däremot kräver mervärdesskattelagen ett stort antal detaljuppgifter när köparen är företag.

Beställ i företagets namn!

Om fakturan eller kvittot är utställt i en anställds namn – istället för företagets – kommer momsen normalt inte kunna dras av.

Vid handel mellan företag måste en faktura som uppfyller mervärdesskattelagens krav på innehåll finnas. Fakturan måste t.ex. innehålla köparens – företagets – namn och adress, säljarens momsregistreringsnummer, priset exklusive moms, momsbeloppet och momsskattesatsen.

I ett fall kan man avvika från den långa listan på uppgifter i en faktura. Det är när fakturabeloppet är på max 4.000 kr inklusive moms. Detta gäller bara försäljningar inom Sverige. Fakturan eller kvitton kommer ofta helt sakna uppgift om vem som är köpare. Om köparens namn ändå anges bör det vara företagets namn.

Undvik att beställa i den anställdes namn!

När inköpet gäller något som är ett naturligt utlägg för arbetsgivarens räkning har Skatteverket lättat på kravet om att företaget ska anges som köpare. Det gäller kostnader för

  • resor
  • kost och logi
  • representation
  • facklitteratur
  • skattefri motion

Uppgift om köpare får i dessa fall vara den anställdes namn istället för företagets – övriga uppgiftskrav på fakturan ska dock vara uppfyllda. Arbetsgivaren får då göra avdrag för momsen som anges på fakturan.

Listan över inköp – som en anställd kan göra som naturliga utlägg för sin arbetsgivare – bör inte på eget bevåg utvidgas.

Exempel: Om en anställd går ut på stan och köper en mobiltelefon, ipad eller dator för arbetsgivarens räkning ska fakturan stå utställd på arbetsgivaren för rätt till momsavdrag (arbetsredskap finns inte uppräknad i listan ovan). Om fakturan står utställd på den anställde finns ingen rätt till momsavdrag – oavsett beloppets storlek.

Det är alltså i få fall som inköp över 4.000 kr kan ge arbetsgivaren avdragsrätt för moms – såvida inte fakturan är utställd till företaget.

Dra inte av "feldebiterad moms"

För att momsen ska vara korrekt debiterad – ska beskattningslandet vara Sverige.

För nedan tjänster är beskattningslandet Sverige – oavsett om köparen är en privatperson eller ett företag. Då är alltså momsen är rätt debiterad även om leverantören är utländsk. Säljarens svenska momsregistreringsnummer måste vara angiven på fakturan.

  • Persontransporter i Sverige
  • Logi i Sverige
  • Restaurangtjänster i Sverige
  • Tillträden till kultur, pedagogik, idrott eller nöje i Sverige

Är köparen ett företag ska fakturan för nästan alla andra inköp från utländsk leverantör vara utan svensk moms på grund av att omvänd beskattning gäller.

Finns det ett momsbelopp i fakturan – svensk eller utländsk – har alltså säljaren utgått från att köparen är en privatperson. Det gäller inköp av varor som skickas från ett annat EU-land till Sverige samt inköp av olika typer av elektroniska tjänster– applikationer (appar), programlicenser, e-litteratur m.m. 

Normalt går det alltså inte att göra utlägg för arbetsgivarens räkning om inköpen har skett från en utländsk leverantör – åtminstone inte med rätt till momsavdrag.

Vid köp från utlandet: Uppge VAT-nummer!

När köparen är ett företag som är momsregistrerat i Sverige ska alltså det flesta inköp från en utländsk leverantör faktureras utan moms.

Det lättaste sättet att identifiera köparen som ett företag – förutom namnet – är genom att uppge företagets VAT-nummer. Vid inköp som görs via nätet, eller en app i telefonen, behöver köparen ofta först skapat ett konto hos leverantören. Redan när kontot skapas behöver alltså företagets namn och dess VAT-nummer anges.

Av detta skäl är det därför inte lämpligt att den anställde gör inköp från en webbutik där den anställde har registrerat sig själv som kund – dvs. som privatperson. 

Inköp för utrikes tjänsteresa

Vissa tjänster som konsumeras på en viss plats, i ett visst land, kan inte köpas utan lokal momsdebitering oavsett om köparen är företag eller privatperson. Det gäller persontransporter, logi, restaurangtjänster, teaterbiljetter m.fl. tjänster.

I vissa fall kan företaget ansöka om momsåterbetalning från det aktuella landet. För att det ska vara möjligt krävs normalt att fakturan är utställd i företagets namn och att momsbeloppet finns angivet på fakturan.

Upprätta en policy för anställdas inköp!

Det är upp till varje arbetsgivare att självt bestämma på vilket sätt som anställda får lov att göra inköp och beställningar av varor och tjänster åt företaget. Det interna regelverket bör ta hänsyn till ovanstående så att momsen inte blir en extra kostnad i företaget – helt i onödan.

Nyhetsbrev | Tholin Info

Vill du få de senaste nyheterna inom skatt och moms direkt i din inkorg?

Prenumerera nu