Mervärdesskattelagen (ML) innehåller både materiella och formella krav för att få avdrag för moms.
De viktigaste är de materiella kraven – t.ex. att det som köps ska användas för den momspliktiga verksamheten. De formella kraven har med uppgifterna i fakturan att göra. De ska ytterligare styrka att de materiella kraven för avdrag är uppfyllda.
Hur ska avdrag för moms styrkas?
En fullständig faktura (17 kap. 24 § ML) ska i de flesta fall finnas och ge information om vem som har rätt till avdraget (köparens namn och adress), vad som köpts (varors mängd och art/tjänsters omfattning och art), samt momsbeloppet.
I några få fall har säljaren rätt att utfärda en förenklad faktura (26 § ML). Försäljningsbeloppet får då inte vara högre än 4.000 kr, inklusive moms. För förenklade fakturor är kraven på uppgifter betydligt färre. Köparens namn och adress behöver t.ex. inte anges på en förenklad faktura.
Reglerna i ML lägger ansvaret för att en faktura utfärdas – och har rätt uppgifter – på säljaren av en vara eller tjänst. Trots detta är det köparen som kan ”straffas” genom att inte medges avdrag för moms om underlaget inte uppfyller ML:s formella krav.
Försäljning till konsument
När köparen är en konsument behöver säljaren normalt inte upprätta en faktura som uppfyller kraven i ML. Det har ansetts obehövligt eftersom en konsument inte kan göra något avdrag för moms.
Inköp i butik (och via nätet)
Vid inköp i en butik kommer kassakvittot inte att uppfylla kravet på en fullständig faktura eftersom köparens namn och adress vanligtvis inte anges på ett kassakvitto. Däremot uppfyller ett kassakvitto kraven för en förenklad faktura.
När köparen är ett företag kan säljaren bara uppfylla fakturakravet i ML med en förenklad faktura om försäljningsbeloppet inte överstiger 4.000 kr, inklusive moms. När försäljningsbeloppet är högre måste en fullständig faktura utfärdas.
Avtala om faktura innan köp!
Även ett företag kan dock handla i butiker, restauranger och beställa från en sajt på nätet – alltså från säljare vars kunder oftast är konsumenter. Om företaget vill kunna utnyttja sin rätt till momsavdrag måste alltså köparen tala om för säljaren att denne är företagare – om inköpet överstiger 4.000 kr, inklusive moms.
I praktiken är det ingen bra idé att kräva en faktura när man står i kassan och ska betala. Många säljare, även butiker, har särskilda rutiner för fakturering vilket kräver att det är överenskommet innan köpet genomförs.
Lite av samma problematik finns för beställningar som görs via nätet. Vissa försäljningsplattformar är uppbyggda kring försäljning till enbart till konsumenter. Det går kanske inte ens att skapa ett konto och göra en beställning som företag.
Anställdas utlägg
Det är vanligt att en anställd betalar för något som arbetsgivaren senare kompenserar denne för. Jag väljer att dela in sådana inköp i ”naturliga utlägg” för arbetsgivarens räkning och ”andra utlägg”.
Naturliga utlägg – den anställde kan anges som köpare
Följande anser Skatteverket vara naturliga utlägg för arbetsgivarens räkning
- Resor
- Kost och logi
- Representation
- Facklitteratur
- Skattefri motion
Man kan säga att ”naturliga utlägg” är sådana inköp där Skatteverket valt att vara lite hyggligare än vad lagtexten medger. Hyggligare på så vis att Skatteverket godkänner att underlaget är utställt i den anställdes namn istället för i företagets. I alla andra delar ska underlaget följa innehållskravet för en fullständig faktura eller en förenklad faktura (om belopp är högst 4.000 kr, inklusive moms).
Andra utlägg – företaget ska anges som köpare
För anställdas utlägg som inte kvalar in som naturliga utlägg gäller att fakturan ska vara ställd till företaget – eller inte ha någon mottagare alls om det är möjligt att ha en förenklad faktura som underlag.
Det kan diskuteras om listan på ”naturliga utlägg” inte borde kunna utvidgas till att omfatta andra inköp som arbetsgivaren – på förhand – har godkänt att den anställde gör. Det är inte omöjligt – men några garantier för momsavdrag kan inte lämnas. Det blir en bedömning som Skatteverket gör i det enskilda fallet.
Betalningen saknar betydelse!
Tänk på att hur – eller vem – som betalat för ett inköp inte spelar någon roll. Om den anställde betalat med kreditkort som är utställt på företaget kan man kanske tro att kreditkortsföretagets faktura till arbetsgivaren tillsammans med t.ex. ett kassakvitto kan styrka avdragsrätten för moms.
Tyvärr, funkar inte det. Det är enbart kassakvittot från den som är säljare av varan eller tjänsten som är underlaget för momsavdraget. Kreditkortföretaget har inte sålt varan eller tjänsten utan enbart förmedlat betalningen.
Formella fel – får Skatteverket neka avdrag?
EU-domstolen har flera gånger konstaterat att om fakturan inte uppfyller de formella kraven i lagen kan momsavdrag inte nekas enbart av det skälet. EU-domstolen (C-726/23, Arcomet, p. 54) har dock även uttalat att Skatteverket i en sådan situation har rätt att kräva ytterligare bevisning för att fastställa att de materiella villkoren för avdrag är uppfyllda – t.ex. att inköpet ska användas i momspliktig verksamhet.
Skatteverket kan t.ex. begära att köparen kompletterar sitt inköpsunderlag med en korrekt faktura. Normalt torde det dock inte vara möjligt att, efter genomfört köp, gå tillbaka till en butik eller en restaurang och be att kassakvittot kompletteras till att motsvara en fullständig faktura.
”Öppet mål” för Skatteverket
De inköp som hamnar i kategorin ”andra utlägg” är ofta inköp som även kan nyttjas privat – som alltså inte ger rätt till avdrag. Att fakturan inte är utställd i företagets namn är ofta tillräckligt för att Skatteverket ska neka avdrag för moms.
Skatteverket vinner därför ofta tvister om formella fel i en faktura. Att ha rätt – dvs. köpet används faktiskt i företagets verksamhet – är tyvärr inte alltid samma sak som att också få rätt.
Interna instruktioner om anställdas utlägg
Om man vill vara säker på att få avdrag för moms – även efter att Skatteverket gjort en granskning – bör man därför inte på eget bevåg utvidga ovanstående lista för vad som är ”naturliga utlägg”. Inköp av dator, mobiltelefon, IT-licens är exempel på inköp som en anställd ibland köper in men som inte hör till kategorin naturliga utlägg.
Med detta i åtanke bör företagets interna instruktioner till anställda tydligt ange att utlägg och inköp till företaget ska göras i företagets namn. Vid inköp från utlandet bör även tilläggas att företagets VAT-nummer ska åberopas vid köpet.
Om ett inköp trots allt skulle ske i en anställds namn för ett ”annat utlägg” – rör det sig i bästa fall om ett enstaka tillfälle. Företaget får vid dessa tillfällen göra ett medvetet val om hur man ska agera.
Ska man kanske avstå från att göra avdrag för momsen? Eller ska man göra avdrag för momsen och kombinera det med ett öppet yrkande i momsdeklarationen? Avdrag som görs utan öppet yrkande kan kosta företaget skattetillägg med 20 % av momsbeloppet vid en granskning från Skatteverket.
