Vi är verkligen inte bortskämda med lagändringar som gör att företagen får en enklare administration. Så det är riktigt skönt att regeringen äntligen kommit till skott att modernisera reglerna om bokföring och arkivering. De nya reglerna gäller från 1 juli 2024.
Tidigare behövde gamla papperskvitton sparas – även oläsliga!
Hittills har gällt att företagen varit tvungna att bevara ursprungligt räkenskapsmaterial även om detta förts över till annan form (till exempel elektronisk form). Det ursprungliga materialet fick slängas först det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Papperskvitton vid anställdas utlägg, pappersfakturor och annat pappersmaterial med räkenskapsinformation behövde alltså hanteras av företagen under denna tid. Helt i onödan har många tyckt, eftersom dessa handlingar kan hämtas och läsas digitalt (vissa papperskvitton går ju inte ens att läsa efter ett tag!).
Pappershandlingar kan slängas redan vid halvårsskiftet
Sedan den1 juli 2024 behöver pappersmaterialet bara sparas tills informationen förts över i digital form. Sedan kan det alltså kastas! Överföringen måste dock ha gjorts så att det inte finns någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Det finns inte heller några särskilda övergångsbestämmelser om detta. Om pappersmaterialet förts över i digital form på rätt sätt (se ovan) kan även gamla handlingar kastas (om man nu inte behöver behålla det av andra orsaker).
Flera verksamheter – materialet behöver inte bevaras på samma plats
Samtidigt har vi fått nya regler som riktar sig till företag som av särskilda skäl har separata bokföringar för olika enskilda verksamheter. Här ska man inte längre behöva arkivera uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna på samma plats.
Med hänsyn till den tekniska utvecklingen – ansåg regeringen – att det kunde räcka med att det på elektronisk väg går att ta del av bokföringen samlat.
Reglerna om kombiuppdrag moderniseras
Även regeln om så kallad kombiuppdrag har blivit mer modern. Ett sådant uppdrag innebär att ett företag anlitar samma revisionsbyrå både för biträde vid bokföringen och för revision.
De tidigare reglerna var svårtillämpade och den nya bestämmelsen är tänkt att leda till att företagen i fortsättningen ska få det lättare att anlita en revisor och samtidigt använda de bästa tekniska lösningarna för sin bokföring.
Vi håller tummarna för fler förenklingar!
Vi tackar ödmjukt för denna efterlängtade förenkling och hoppas att man satsar på många fler förenklingar för företagen framöver. Företagen behöver – i dessa tider – verkligen satsa resurserna på sin verksamhet och inte på kostsam administration.
Den 25 september publicerade Bokföringsnämnden en uppdaterad version av sin vägledning "Bokföring". Ändringarna gäller från och med den 16 september 2024.
