Arbetsgivaren vill då beräkna vid vilket löneavdrag (netto eller brutto eller en kombination av båda) personalbilen blir helt kostnadsneutral för arbetsgivaren. Beräkningen gör det också möjligt att fastställa den anställdes nettokostnad för bilen vid aktuell marginalskattesats.
När det gäller löneväxling finns avtalsfrihet mellan parterna, och olika lösningar har olika för- och nackdelar. Nedan tittar vi på två lösningar för att nå kostnadsneutralitet för arbetsgivaren.
Enbart bruttolöneavdrag
Väljer man att löneväxla enbart brutto brukar man varje månad göra bruttoavdrag utifrån de beräknade fasta kostnaderna för bilen.
Den största av dessa kostnader är normalt leasingavgiften, inkl den hälft av momsen som inte är avdragsgill som moms. Om bilen leasas av arbetsgivaren, vilket är det vanliga, förutsätter nämligen ett avdrag för halva momsen på leasingavgiften att den anställde med bilen kör minst 100 mil i tjänsten per år.
Hela momsen blir alltså en kostnad – inte avdragsgill som moms utan som en kostnadskomponent – om personen inte når upp till den gränsen.
Om verksamheten är blandad i momshänseende krävs 100 mils tjänstekörning under året i den del av verksamheten som är momspliktig. Om denna gräns inte uppnås medges inget momsavdrag alls, vilket naturligtvis ökar arbetsgivarens totala kostnader för bilen, och därmed även det bruttolöneavdrag som parterna kommer överens om.
Övriga kostnader är t ex arbetsgivarens utgifter exklusive moms för bl a service, reparationer, försäkring och fordonsskatt.
Om dessa totala kostnader för bilen beräknas uppgå till exempelvis 6000 kr per månad så blir bruttolöneavdraget 6000 /1.3142 = 4566 kr per månad eftersom arbetsgivaravgifterna ju också minskar när bruttolönen minskar. En minskning av bruttolönen med 4566 kr innebär alltså att arbetsgivaren sparar just 6000 kr.
En bruttolönesänkning ses dock inte som en betalning av förmånen. Själva det skattepliktiga bilförmånsvärdet påverkas alltså inte, och därmed finns ytterligare en kostnad som arbetsgivaren måste ta hänsyn till, nämligen arbetsgivaravgifterna på bilförmånsvärdet. Om förmånsvärdet – som beräknas enligt schablon – uppgår till 4000 kr så innebär det arbetsgivaravgifter på 31,42 procent, dvs 1257 kr. Den anställde måste alltså sänka sin bruttolön med (6000 + 1 257) / 1,3142 = 5522 kr för att verkligen ta hela arbetsgivarens kostnad för bilen.
Kombinerat netto- och bruttolöneavdrag
Den andra lösningen är kombinerad netto- och bruttoväxling. Den utgår ifrån att man sätter ner nettolönen med förmånsvärdet. Ett nettolöneavdrag – eller en betalning med skattade medel – för att få en viss förmån sänker nämligen alltid det skattepliktiga förmånsvärdet. Det innebär att om man gör ett nettolöneavdrag på 4000 kr i vårt exempel så blir förmånsvärdet noll – liksom arbetsgivaravgifterna på själva bilförmånen – och de totala kostnaderna för arbetsgivaren sjunker till 6000 - 4000 = 2000 kr.
För att kompensera arbetsgivaren för dessa kvarvarande kostnader sätter man sedan ner bruttolönen, men även här med hänsyn till arbetsgivaravgifterna. Således görs med denna lösning ett nettolöneavdrag på 4000 kr och ett bruttolöneavdrag på 2000 / 1.3142 = 1522 kr per månad.
Övrigt att tänka på
Ett bruttolöneavdrag kan påverka de sociala förmånerna från det allmänna, till exempel pensionsgrundande och sjukpenninggrundande inkomst. Rekommendationen är därför att undvika stora bruttolöneavdrag för personer med inkomster under taken för pensionsgrundande och sjukpenninggrundande inkomst.
Flera kringkostnader vid bilförmån kan betalas genom bruttolöneavdrag, vilket är lönsamt för den anställde. Det kan gälla till exempel parkeringsplats vid arbetsplatsen.
Tänk också på att en personalbil skattetekniskt fortfarande är en förmånsbil, om än med 0 kr i skattepliktigt förmånsvärde. Det innebär att avdraget för resor i tjänsten respektive till och från arbetet för den anställde blir lägre. Istället för 25 kr per mil i skattefri milersättning respektive i reseavdrag blir det 9,50 kr per mil (elbilar) eller 12 kr per mil för alla bilar utom elbilar.
Det finns även andra frågor som bör regleras, exempelvis vad som gäller vid sjukdom, föräldraledighet eller anställningens upphörande.
Praktiskt räkneverktyg
I Tholin Expert finns ett räkneverktyg för att räkna ut vid vilket kombinerat netto- och bruttolöneavdrag en bilförmån blir helt kostnadsneutral för arbetsgivaren. Vill du testa verktyget och våra expert? Klicka här för att teckna dig för ett kostnadsfritt provabonnemang!
