Under förutsättning att det är fråga om avdragsgill representation så medges fortfarande avdrag för momsen på utgifter för måltider och alkohol (högsta underlaget för momsavdrag är 300 kronor per person).
Vid avdragsgill representation medges dessutom fortfarande avdrag för exempelvis resor, hotellövernattningar, kringaktiviteter och gåvor i samband med representationen samt momsen på utgifterna för detta. För kringaktiviteter gäller avdrag med max 180 kronor plus moms per person, och för gåvor gäller avdrag med max 300 kronor plus moms per person.
Vidare medges avdrag med 60 kronor per person för så kallad enklare förtäring av mindre värde (högsta underlaget för momsavdrag är dock även här 300 kronor).
Så länge ett företag yrkar avdrag för representation – både i inkomst- och/eller i momsdeklarationen – bör avdragsrätten alltså dokumenteras på samma sätt som tidigare.
Skatteverket angav tidigare i ett sedan 2018 upphävt allmänt råd om representation att en restaurangnota eller liknande verifikat borde innehålla följande uppgifter för att styrka avdragsrätten:
- Datum för representationen.
- Namn, yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer mot vilka representationen har utövats.
- Det eller de företag som representanterna har företrätt.
- Syftet med representationen.
Även om formuleringen numera inte återfinns i det (sedan 2018 gällande) allmänna rådet om representation torde någon egentlig ändring i sak inte ha varit avsedd. Om representationen är avdragsgill måste avdragsrätten naturligtvis kunna styrkas.
Det kan också konstateras att för de anställda är fortfarande måltider i samband med representation skattefria.
Exempel
Kalle, som är anställd av ett företag i Göteborg, har på torsdagen varit ute på ett uppdrag för sin arbetsgivares räkning där det ingått representation. Han har rest till Stockholm, där han träffat Kristina och bjudit på lunch. Under lunchen har de diskuterat förutsättningar för ett nytt leverantörsavtal mellan de båda bolag där Kalle och Kristina är anställda.
Lunchen kostade 250 kronor per person inklusive dryck. Efter att ha övernattat på ett hotell i Stockholm åkte Kalle på fredagen tillbaka till kontoret i Göteborg.
På kvittot för lunchen måste både Kalle och Kristinas namn m m ha noterats. Detta trots att kostnaden inte är inkomstskatterättsligt avdragsgill. Då lunchen kostade mindre än 300 kronor per person är hela momsen för lunchen avdragsgill. För hotell- och resekostnad gäller skäligt avdrag, varför kostnaden i detta fall är avdragsgill både inkomstskattemässigt och momsmässigt. Här måste det, i vanlig ordning, finnas en faktura som underlag för kostnaden.