Representation – interna konferenser samt visningar av produkter

Vid inkomstbeskattningen medges numera inte avdrag för kostnaden för representationsmåltider. Det gäller både vid intern och extern representation.

Avdrag medges dock med max 60 kronor per person för så kallad enklare förtäring. Detta under förutsättning att förtäringen kostar högst 60 kronor exklusive moms.

Momsavdraget för måltider uppgår till ett underlag på högst 300 kronor per person och för enklare förtäring till den faktiska momsen.

Så kallade kringkostnader i samband med representation är avdragsgilla med högst 180 kronor plus moms per person. Underhållning, teaterbesök och spabehandlingar är exempel på sådana kringkostnader.

Vi får ibland den kommentaren att det inte är så viktigt att ha koll på reglerna om representation. Det handlar ju här om så små belopp.

Jag vill dock peka på två gränser där det kan bli stora beloppsmässiga fel. Samma problem med dessa gränser finns fortfarande.

Intern konferens eller personalfest?

Vad gäller utgifter för interna konferenser och kickoffer samt för interna utbildningar är kostnaderna normalt fullt ut avdragsgilla som driftskostnader. Det gäller även kostnaden för måltiderna under konferenserna. 

För att en intern konferens ska kunna klassificeras som just en sådan, och inte som en personalfest, krävs ett visst mått av arbete. Ett program måste också finnas som styrker detta.

Om nöjesinslagen dominerar kan det finnas en risk att de anställda ska beskattas för hela eller en del av kostnaden. Avdrag medges i den delen då som en personalkostnad.

Det är inte ovanligt att de anställda bjuds på en mer påkostad måltid, och kanske underhållning eller någon aktivitet, i anslutning till en intern konferens. Här finns en risk att detta betraktas som en personalfest, det vill säga intern representation, med begränsat avdrag som följd.

Skillnaden i avdrag blir här mycket stor. Om till exempel ett kvällsarrangemang med mat och underhållning kostar 2 000 kronor per person exklusive moms är endast momsen på ett underlag av 300 kronor avdragsgill. För underhållningen gäller avdrag med 180 kronor per person plus momsen på detta.

Kanske kan man säga: ”Ju roligare de anställda har haft på kvällen, desto större är risken att avdragsrätten för kostnaderna begränsas”.

Den som gjort fullt avdrag för kostnaderna och momsen, som för en konferenskostnad, istället för att begränsa avdraget som för en personalfest, riskerar att få betala skattetillägg.

Stora belopp som hanteras fel?

Om man behandlat kvällsarrangemanget som en avdragsgill konferenskostnad, när det egentligen är en personalfest med begränsat avdrag, kan det bli stora beloppsmässiga skillnader.

Om kuvertavgiften för en middag för 100 anställda är t.ex. 1.000 kr (exkl moms) per person och man dragit detta som en konferenskostnad har man inkomskattemässigt gjort avdrag för 100.000 kr som numera inte alls är avdragsgill. Momsavdrag kan man bara få på måltidkostnaden upp till 300 kr exkl moms per person. Men det gäller bara för två personalfester per person och år. Om man gjort fel finns det också risk för skattetillägg.

Marknadsföring eller extern representation?

Utgifter för marknadsföring är – skattemässigt – normalt fullt ut avdragsgilla som driftskostnader. Om utgifterna är kopplade till en momspliktig verksamhet medges i normalfallet även avdrag för momsen.

Av flera rättsfall framgår att det kan vara svårt att avgöra om en demonstration av ett företags produkter ska ses som marknadsföring (fullt avdrag) eller extern representation (begränsat avdrag).

En slutsats som kan dras här är dock att en aktivitet som riktar sig utåt mot en obestämd krets av personer, kanske potentiella kunder, kan vara marknadsföring. Det kan här till exempel handla om att visa företagets produkter på en mässa.

En aktivitet som däremot riktar sig mot en bestämd krets – särskilt inbjudna – personer, till exempel befintliga eller potentiella kunder, ses som extern representation. Det gäller även om företagets produkter demonstreras för deltagarna.