Skattefritt och avdragsgillt
Det finns inte några särskilda skatteregler om hur interna konferenser ska bedömas skattemässigt. Frågorna ovan får istället besvaras utifrån rättspraxis.
Av de olika domar som finns framgår att en samlad bedömning ska göras av flera faktorer. Syftet och nyttan med konferensen samt resmålet och hur konferensen har varit upplagd är viktiga bedömningsgrunder.
Utgångspunkten är att utgifterna för en internkonferens är fullt avdragsgilla för företaget. Vidare uppkommer normalt inte några skattekonsekvenser för de anställda.
Beroende på var konferensen äger rum, hur den är upplagd och vilka kostnader arbetsgivaren står för kan det dock finnas en risk att hela eller en del av konferensen leder till beskattning för de anställda. Arbetsgivaren får fortfarande fullt avdrag för utgifterna, men ska då göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter samt redovisa förmånerna på de anställdas kontrolluppgifter.
Viktigt att tänka på vid interna konferenser
Hur kan då en internkonferens eller en kick off planeras och genomföras så att företaget får fullt avdrag för utgifterna och utan att de anställda riskerar beskattning?
Vi har här listat en rad viktiga punkter som är värda att stämma av före, under och efter det att en internkonferens har genomförts. Allt för att undvika fallgropar och oväntade skattekonsekvenser.
Visa konferensens syfte
- I vilket syfte ska konferensen anordnas? Att kunna visa ett godtagbart syfte i form av ekonomisk nytta är särskilt viktigt vid en skatterevision i nära anslutning till konferensen. Detta eftersom det kort tid efter konferensen kan vara svårt att visa några direkta ekonomiska resultat.
Konkretisera syftet
- Visa vilken ekonomisk nytta företaget förväntas få eller har haft av konferensen. Det kan handla om diskussioner om företagets mål, nya produkter eller andra nysatsningar. Det kan även vara fråga om diskussioner som leder till att vissa planerade åtgärder inte ska genomföras. Det är viktigt att kunna visa vilken anknytning konferensen har till företagets verksamhet. Studiebesök eller andra aktiviteter måste ha en klar koppling till verksamheten. Det går alltså inte att lägga in vilka studiebesök som helst för att fylla ut programmet.
Ha ett detaljerat program
- Upprätta ett tydligt och detaljerat program redan före konferensen. Programmet bör utvisa hur konferensdagen/-dagarna kommer att vara upplagda. De olika programpunkterna, vem eller vilka som är ansvariga, lokaler, grupparbeten, studiebesök och ledig tid för egna aktiviteter samt klockslag för de olika programpunkterna bör framgå. Ju mer allmänt hållet programmet är desto större är risken att konferensen delvis kan leda till skatteplikt för de anställda.
Utveckla begreppet ”teambuilding”
- Ska inslag av teambuilding ingå som en programpunkt för att stärka sammanhållning bland personalen? Ett gott råd är då att anlita en professionell ledare, t ex en organisationskonsult, som leder övningarna. Inslag av olika lagtävlingar, t ex hinderbana, forsränning eller bergsklättring riskerar att påverka den totala bedömningen av konferensen negativt.
Konferenstid
- En gyllene regel är att se till att uppnå 6 timmars konferens-/arbetstid per hel dag. På så sätt uppfylls kravet på att konferensen har innehållit en ”huvudsaklig” del av effektivt arbete.
Obligatoriskt deltagande
- En internkonferens ingår i personalens arbetsuppgifter. Det bör därför i princip vara obligatoriskt för de berörda anställda att delta.
Var ska konferensen hållas?
- Om konferensen anordnas på en ort utomlands är det särskilt viktigt att ha hållbara argument för den ort man valt. I många fall är det inte dyrare att anordna en konferens utomlands än i Sverige. Att kunna visa en sådan kostnadsjämförelse kan vara viktigt i detta sammanhang. Tänk också på att konferensresor till t ex Alperna eller någon skidort i Sverige under vintern kan medföra att Skatteverket vid en kontroll kommer att granska hur konferensen har varit upplagd m m extra noga.
Undvik arbetsgivarbetalda nöjen
- Undvik att stå för de anställdas liftkort, skidhyra, skidguide, sightseeing eller nattklubbsbesök m m under konferensen. Det påverkar helhetsintrycket av konferensen på ett negativt sätt. Väljer företaget ändå att stå för sådana privata levnadskostnader uppkommer en skattepliktig förmån för de anställda i dessa delar och arbetsgivaren får betala arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet.
Medföljande påverkar bedömningen
- Är tanken att de anställdas makar eller sambor ska följa med på internkonferensen? Om arbetsgivaren står för utgifter för resor, hotell m m för de medföljande uppkommer i så fall en skattepliktig förmån för de anställda i denna del. Även om de anställda eller de medföljande skulle stå för samtliga merkostnader som uppkommer finns det en stor risk att Skatteverket kan komma att anse att resan delvis har varit en nöjesresa.
Skattefria måltider
- Måltider och dryck under en internkonferens ses som intern representation för de anställda och är därför skattefritt. Det gäller under förutsättning att måltiderna intas gemensamt och att konferensen inte har pågått längre än en vecka. Arbetsgivaren får som huvudregel fullt avdrag för kostnaderna.
Bryt ut personalfesten
- Om arbetsgivaren under en internkonferens däremot bjuder på påkostade måltidsarrangemang och underhållning kan det inte uteslutas att konferensen – i denna del – ska betraktas som en personalfest. Arbetsgivaren får då avdrag för utgifterna enligt reglerna om personalfest. Tänk på att avdrag får göras för högst två personalfester per person och år. För ett företag som normalt har två personalfester per år innebär det alltså att utgifterna för en ”extra” personalfest i samband med en konferens inte blir avdragsgilla. För personalen är dock måltiderna skattefria även under den tredje personalfesten. Det gäller även eventuella kringaktiviteter, t ex ett teaterbesök.
Styrk programmet med ett protokoll
- Sammanställ ett protokoll med sammanfattande anteckningar efter konferensens slut som visar vad som faktiskt avhandlades under konferensen. Detta är ett mycket bra sätt att i efterhand – vid en eventuell revision – kunna visa Skatteverket att konferensen har medfört en ekonomisk nytta för företaget.
Utgifter för interna konferenser, kickoffer och utbildningar är alltså i de allra flesta fall fullt avdragsgilla som driftskostnader. Den ingående momsen på konferenskostnaderna är då också fullt avdragsgill.
Om konferensen dessutom arrangeras på rätt sätt leder den inte till någon förmånsbeskattning för de anställda. Ju fler punkter i ”tänka på-listan” ovan som kan bockas av desto mer ökar möjligheten att Skatteverket godkänner konferensen som just en sådan.
