Det kan finnas olika skäl – förutom ren glömska - till att kunden inte har betalat en förfallen faktura. Det kan bero på olika uppfattningar, d v s en tvist om fordringens storlek, men vanligare är nog att kunden inte kan betala. Av försiktighetsskäl ska kundfordringar som man bedömer att inte kunna få betalt för, skrivas ned i redovisningen. Då uppstår också frågan när kundförlusten skattemässigt är avdragsgill och när den tidigare redovisade utgående momsen kan fås tillbaka.
Obetalda kundfakturor – den praktiska hanteringen
I redovisningen finns en viss tågordning för att hålla koll på obetalda kundfordringar. Med kundfordran menas en fordran mot att en vara eller tjänst har levererats.
Steg 1 – osäker kundfordran
När en faktura passerat förfallodagen utan att ha blivit betald bör man ha som rutin att föra över denna kundfordran till konto 1515 Osäkra kundfordringar för att uppmärksamma dessa fakturor. I detta stadie bör man inleda lämpliga indrivingsåtgärder – t ex skicka en första påminnelse.
Steg 2 – befarad kundförlust
Om företaget/säljaren inte fått betalt för en kundfaktura, trots att ett par påminnelser eller inkassokrav skickats bör kundfordran skrivas ned i redovisningen. Detta följer av försiktighetsprincipen. Nu krediterar man lämpligen konto 1519, mot konto 6352 (debet) befarade förluster på kundfordringar. Även om möjligheterna till skatteavdrag normalt följer redovisningen så bör en egen prövning av skatteavdraget göras för att vara på den säkra sidan (läs mer nedan). I det här skedet kan man dessvärre ännu inte återfå någon moms.
Steg 3 – konstaterad kundförlust
Om köparen inte betalar trots påminnelser och varning om – eller överlämnande till - inkasso får man bestämma om och hur man vill gå vidare i sin indrivningsprocess. Företaget/säljaren kan t ex ansöka om betalningsföreläggande eller ansöka om att köparen försätts i konkurs. Detta för att få kundförlusten att anses vara konstaterad, vilket är en förutsättning för att få tillbaka tidigare redovisad utgående moms (läs mer nedan).
Om kundfakturan har bestridits av köparen (tvistig fordran) kan en domstolsprocess krävas för att få tvisten avgjord men ibland kan parterna själva nå en uppgörelse. En tvistig fordran behandlas annorlunda – både vad gäller skatt och moms – än om den uteblivna betalningen skulle bero på att köparen inte kan betala.
Skatteavdrag om kunden inte kan betala
En nedskrivning av kundfordringar godtas normalt även vid beskattningen om den följer god redovisningssed (steg 2 ovan). Skatteavdraget prövas dock separat. Säljaren ska kunna göra sannolikt att köparen inte kan betala sin skuld.
Här råder fri bevisprövning men praxis visar att det säkraste sättet är att säljaren vidtagit "aktiva åtgärder" för att kräva in sin fordran. Aktiva åtgärder kan t ex vara att man har lämnat över fordran till inkasso eller att man har ansökt om betalningsföreläggande hos Kronofogden utan att ha fått betalt.
Säljaren kan också presentera annan bevising till stöd för skatteavdrag, t ex mejl-korrespondens som visar att man aktivt försökt få betalt för sin fordran och/eller underlag som visar att köparen/kunden har en svag ekonomisk situation. Om en ekonomisk rappport skulle visa att köparens/kundens eget kapital är förbrukat brukar skatteavdrag medges. Är man osäker på om bevisningen räcker bör man göra ett öppet yrkande i inkomstdeklarationen.
Om köparen/kunden har försatts i konkurs eller ställt in sina betalningar så är kundförlusten konstaterad. Detsamma gäller – vid inkomstbeskattningen – om en ackordsuppgörelse träffats, där säljaren valt att – oåterkalleligt – skriva ned hela eller delar av sin fordran. En konstaterad kundförlust är alltid avdragsgill i inkomstdeklarationen.
Momsåterbäring först vid konstaterad kundförlust
För att få moms tillbaka krävs att förlusten är konstaterad ”momsmässigt”. Så är fallet om köparen har gått i konkurs eller om säljaren har överlämnat sin fordran till Kronofogden – t ex genom ansökan om betalningsföreläggande – och Kronofogden därefter har upprättat en utredningsrapport där det framgår att köparen saknar tillgångar till full betalning av den aktuella skulden.
Först när något av dessa kriterier är uppfyllt kan säljaren få tillbaka utgående moms utan att upprätta en kreditfaktura. Köparen behöver då inte göra motsvarande justering av sin ingående moms.
För kundfordringar som är äldre än 8 månader och som understiger 1 000 kr inklusive moms finns en förenkling. En sådan fordran får – enligt Skatteverket – anses konstaterad ”momsmässigt” om en betalningspåminnelse och ett inkassokrav har skickats till kunden.
Ett ackord är en prisnedsättning när det gäller momsen
Ett ackord är inte en konstaterad kundförlust när det gäller momsen utan ses som en prisnedsättning i efterhand. Det innebär att säljaren måste upprätta en kreditfaktura för att få tillbaka den moms man tidigare redovisat in.
Genom kreditfakturan reduceras pris och moms, vilket innebär att säljarens och köparens momsredovisningar påverkas – i den period kreditfakturan är upprättad. Dock finns det – vid prisnedsättningar i efterhand - en möjlighet att ”avtala bort” momsen. Parterna kan alltså komma överens om att ackordet inte ska påverka momsen. Då kvarstår säljarens och köparens tidigare momsredovisningar.
För att undvika missförstånd är det ett gott råd att parterna avtalar om hur man vill att momsen ska hanteras vid en ackordsuppgörelse. Om säljaren inte utfärdat någon kreditfaktura efter uppgörelsen anser Skatteverket att parterna har avtalat om att ackordet inte ska ha någon momspåverkan.
Tvistiga fordringar – skatteavdrag efter dom eller förlikning
Om anledningen till att köparen inte har betalat hela eller delar av fakturan är att köparen är missnöjd med varan/tjänsten eller är oense om priset så handlar det om en tvistig fordran.
Nedskrivningen av en tvistig fordan ska ske utifrån en bedömning av tvistens framtida utgång i enlighet med försiktighetsprincipen. Man bör ha goda argument och stöd i underlag om man väljer att inte skriva ned en tvistig fordran - särskilt om det finns en risk att bolagets eget kapital är eller blir förbrukat.
För att få skatteavdrag ska säljaren visa att det finns en verklig tvist om betalningen och dess storlek. Det krävs normalt en dom från allmän domstol eller ett förlikningsavtal – där säljaren avstått en del av betalningen – för att skatteavdrag ska medges. Avdrag kan också medges om man kan visa att man gjort en privat uppgörelse med köparen om att endast en viss del av fordran ska betalas.
För att få moms tillbaka krävs kreditfaktura
För att få tillbaka moms vid en tvistig fordran räcker det inte med en dom, ett förlikningsavtal eller en privat uppgörelse mellan säljare och köpare. Alla dessa ”uppgörelser” ses ”momsmässigt” som prisnedsättningar i efterhand.
Här gäller samma för momsen som vid en ackordsuppgörelse. För att få tillbaka moms måste säljaren upprätta en kreditfaktura men parterna kan ”avtala bort momsen”. Även här är ett råd att alltid avtala om hur momsen ska hanteras.
Förutsatt att köparen fått en beställd tjänst eller vara och en faktura med moms så kvarstår köparens rätt till momsavdrag så länge ingen kreditfaktura mottas. Momsavdraget behöver alltså inte justeras enbart av det skälet att köparen inte har betalat fakturan.
Kreditfaktura istället för att gå via kronofogden?
Vi får ofta frågan om säljaren kan upprätta en kreditfaktura istället för att ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden för att enklare få tillbaka moms, trots att orsaken till utebliven betalning är kundens ekonomiska situation och inte en tvist. Man borde ju själv kunna välja att avstå sin fordran genom att upprätta en kreditfaktura?
Det finns risker med ett sådant upplägg. Om hela fakturan krediteras innebär det i praktiken att man har utfört en prestation utan att ta betalt för den.
När man säljer en vara eller utför en tjänst helt utan ersättning finns risk för uttagsbeskattning av momsen. Om det finns en chans att man faktiskt kan få betalt för sin faktura om man vänder sig till Kronofogden är det inte affärsmässigt att avstå från den möjligheten. Då finns det en risk att Skatteverket anser att säljaren trots kreditfakturan ska redovisa in utgående moms på tillhandahållandet utifrån värdet på den vara eller tjänst som levererats.
Resultatet av kreditfakturan blir då att säljaren civilrättsligt har eftergivit sin fordran gentemot köparen men ändå måste redovisa in moms. Detta alltså om säljaren har utfört en tjänst elller levererat en vara. En förskottsfaktura kan krediteras utan risk för uttagsbeskattning så länge säljaren håller inne sin prestation.
Säljaren efterger en del av sin faktura
Om säljaren istället bara skulle kreditera en del av ursprungsfakturan blir läget ett annat. Uttagsbeskattning kan momsmässigt bara ske om man inte tar ut någon ersättning alls för sin prestation. Det innebär alltså – att om man låter en del av fakturans belopp kvarstå – blir momsreglerna om uttagsbeskattning inte tillämpliga. Det belopp som kvarstår bör dock ha viss substans, d v s det får inte handla om enbart ett symboliskt belopp.
Vi har visserligen de sk felprisreglerna som innebär att en omvärdering av underlaget för moms ska ske vid underprissättning. Dessa regler gäller dock bara mellan parter som är förbundna med varandra och någon av parterna har begränsad avdragsrätt för moms. Omvärdering kan därför t ex bli aktuellt om säljare och köpare ingår i samma koncern.
Tänk på att en kreditfaktura innebär att kundfordran har eftergivits. Säljaren kan inte senare kräva kunden på betalning – om denne får en förbättrad ekonomisk situation. Om säljaren inte vill efterge sin fordran finns det – i den här situationen – alltså inget annat sätt än att ta till indrivningsåtgärder för att få tillbaka utgående moms.
