Vid bokslutet ska intäkter och kostnader periodiseras till rätt räkenskapsår. Dessutom behöver obetalda kundfordringar och leverantörsskulder ses över och eventuella kundförluster bedömas.
För momsen gäller dock särskilda regler. En kostnad kan exempelvis höra till ett räkenskapsår trots att momsavdraget får göras först under nästa år. Det är därför viktigt att skilja mellan bokföringens periodiseringar och momsens redovisningstidpunkter.
I artikeln går vi igenom vad som gäller för företag som redovisar moms enligt faktureringsmetoden med fokus på fakturor och förskott i samband med bokslutet.
Vad styr när momsen ska redovisas?
Enligt momsreglerna är utgångspunkten att en vara eller tjänst kan beskattas när den har levererats eller tillhandahållits. Denna tidpunkt kallas för den beskattningsgrundande händelsen. Om kunden betalar i förskott inträffar den dock redan vid betalningen, förutsatt att den gäller en bestämd vara eller tjänst.
Men det är viktigt att skilja mellan när förutsättningarna för att ta ut moms är uppfyllda och när momsen faktiskt ska redovisas i momsdeklarationen.
Fakturering i efterskott
För företag som fakturerar i efterskott – dvs. efter att tjänsten har tillhandahållits eller varan levererats – ska utgående moms som huvudregel redovisas när fakturan utfärdas eller borde ha utfärdats enligt god affärssed. På motsvarande sätt kan köparen normalt göra avdrag för ingående moms när leverantörsfakturan tas emot. Det gäller även om betalning inte har skett.
Men vad händer när intäkten eller kostnaden och fakturan hör till olika räkenskapsår?
Anta att ett konsultföretag slutför ett uppdrag före räkenskapsårets slut men fakturerar först under nästa räkenskapsår. Intäkten ska normalt tas upp i bokslutet för det avslutade året, medan utgående moms enligt faktureringsmetodens huvudprincip redovisas först när fakturan utfärdas.
Motsvarande gäller för leverantörsfakturor. Om en kostnad hör till det avslutade året men leverantörsfakturan mottas först under nästa år ska kostnaden periodiseras till det tidigare året. Momsavdraget kan däremot normalt begäras först när företaget mottagit fakturan, vilket vanligtvis sker i nära anslutning till fakturadatumet.
Förskottsfakturor
Förskottsfakturor är ett område där det lätt blir fel vid bokslutet.
Anta att ett företag före räkenskapsårets slut fakturerar ett serviceavtal som avser nästa räkenskapsår. Intäkten ska normalt periodiseras till det kommande året, men när ska momsen redovisas?
• Betalning före bokslutsdagen: Utgående moms redovisas under det avslutade räkenskapsåret.
• Betalning efter bokslutsdagen: Utgående moms redovisas först under nästa räkenskapsår.
En obetald förskottsfaktura medför alltså inte i sig att momsen ska redovisas. Det avgörande är om betalning har skett eller om varan eller tjänsten har tillhandahållits.
Vanliga exempel på förskottsfakturering är hyror och leasingavgifter. Om hyran fortfarande är obetald vid hyresperiodens slut ska momsen normalt redovisas den sista dagen i hyresperioden. Om en faktura avseende hyran för januari–mars år 2 ställs ut i december år 1 och fortfarande är obetald vid hyresperiodens slut, ska momsen alltså redovisas i mars år 2.
Förskottsfakturor och ingående moms
För leverantörsfakturor gäller motsvarande princip. En förskottsfaktura som betalas före räkenskapsårets slut för en tjänst som ska utföras nästa år ger normalt rätt till momsavdrag redan under det avslutade året, förutsatt att företaget har en korrekt faktura och att avdragsrätt finns.
Om leverantörsfakturan däremot fortfarande är obetald vid bokslutet får företaget vänta med momsavdraget till nästa räkenskapsår. Avdrag får då göras vid den tidpunkt som inträffar först – när fakturan betalas eller när tjänsten tillhandahålls. Enbart det förhållandet att förskottsfakturan har bokförts som en leverantörsskuld innebär alltså inte att momsen får dras av.
Vilande ingående moms
Om ett företag får en förskottsfaktura som ännu inte har betalats kan momsbeloppet bokföras som vilande ingående moms. Det innebär att momsen bokförs separat i väntan på att förutsättningarna för avdrag är uppfyllda.
Fram till dess ligger beloppet kvar som vilande ingående moms i bokföringen och tas inte med i momsdeklarationen.
Byggtjänster – fakturadatumet styr även vid förskott
För byggtjänster gäller särskilda regler, den så kallade fakturadatummetoden. Reglerna gäller både vid omvänd byggmoms och när säljaren fakturera med moms.
Här ska utgående moms redovisas när fakturan utfärdas, även om det gäller en förskottsfaktura som ännu inte har betalats. Om betalning sker innan fakturan utfärdats ska momsen i stället redovisas vid betalningen.
Även vid fakturering i efterskott är det normalt fakturadatumet som styr momsredovisningen. Ett byggföretag som utför ett arbete före räkenskapsårets slut men fakturerar först under nästa räkenskapsår kan därför behöva ta upp intäkten i bokslutet för det avslutade året, medan momsen redovisas först under nästa år.
Se upp med fördröjningar av byggfakturor
För byggtjänster finns dock en särskild regel i momslagen som innebär att fakturan ska utfärdas senast vid utgången av den andra kalendermånaden efter den månad då tjänsten tillhandahållits.
Om varken fakturering eller betalning har skett innan dess ska momsen ändå redovisas senast för den perioden. Om det säljande byggföretaget väntar för länge med fakturering och redovisning av utgående moms kan därför skattetillägg påföras för att utgående moms redovisats för sent.
En byggentreprenad anses normalt tillhandahållen när den har godkänts vid slutbesiktning eller när beställaren på annat sätt har godkänt entreprenaden, exempelvis genom att ta byggnaden i bruk.
Obetalda kundfakturor
Att kunden får anstånd med betalningen eller att fakturan förblir obetald påverkar inte i sig momsredovisningen. Har varan levererats eller tjänsten tillhandahållits kvarstår säljarens tidigare redovisade utgående moms och köparens avdrag för ingående moms, även om betalningen dröjer.
Om betalningen helt uteblir kan säljaren under vissa förutsättningar få tillbaka den utgående momsen vid en konstaterad kundförlust. Läs mer om vad som gäller för både säljare och köpare i vår artikel Obetalda fakturor – så påverkas momsen.
Kontrollera momsen innan bokslutet är klart
När intäkter och kostnader periodiseras är det lätt att låta momsen följa med. Men det kan leda till att utgående moms redovisas för sent eller att momsavdrag görs för tidigt.
Kontrollera därför särskilt om fakturan avser en redan utförd prestation eller ett förskott, om betalning har skett och om särskilda redovisningsregler gäller.
Bokföringens periodiseringar avgör vilket räkenskapsår intäkter och kostnade