Till att börja med säger många företag att de har gjort ett ”utlägg” för en kund eftersom kostnaden kommer att belasta ett annat företag. Det är dock sällan det är ett utlägg enligt momsreglerna eftersom ett utlägg normalt innebär att man har betalat någon annans faktura.
Om det egna företaget har betalningsansvaret och är avtalspart mot leverantören bör det hanteras som ett inköp och en vidareförsäljning. Felaktig hantering gör att momsen kan bli en kostnad.
Vad bör man då tänka på?
Inköpsfakturan
Först har vi en inköpsfaktura som – beroende på vad den avser – kan behöva hanteras på olika sätt. Viktiga aspekter att beakta är:
- Beskattningsland: Vilket land ska momsen betalas i? Vid inköp från utlandet kan omvänd betalningsskyldighet gälla, där det är köparen som redovisar momsen.
- Momsavdrag: Rätten till avdrag bedöms utifrån både formella regler, som fakturans innehåll, och materiella regler. De materiella reglerna förutsätter en direkt koppling mellan inköpet och en eller flera momspliktiga försäljningstransaktioner. Vidarefaktureringen spelar ofta en central roll för att säkerställa denna koppling.
- Tid och bokföring: För att säkerställa avdragsrätten är det bra att vidarefakturera utan dröjsmål. Dessutom kan bokföringen av inköpsfakturor och försäljningsfakturor påverka avdragsrätten.
Försäljningsfakturan
När det är dags att skapa en försäljningsfaktura krävs omsorg i hanteringen där hänsyn tas till följande:
- Momssats och undantag: Vilken momssats gäller? Ska ett undantag från moms tillämpas? Momssatsen kan skilja sig från inköpet beroende på vad som tillhandahålls/levereras till kunden. Vad är det kunden efterfrågar?
- Beskattningsunderlag: Ska huvudsaklighetsprincipen tillämpas – där hela beloppet följer en momssats – eller delningsprincip där olika delar bedöms individuellt?
- Internationella transaktioner: Om försäljningen har en internationell koppling sträcker sig över landsgränser – vilka regler gäller då?
Exempel – inköpen ändrar karaktär
AB A skickar en av sina anställda till AB B:s kontor på en annan ort för att delta i ett möte. Bolagen ingår i samma koncern och något arvode mellan bolagen utgår inte. Däremot kommer bolagen överens om att AB B ska stå för kostnader för resa och hotellrum för den anställde i AB A.
AB A bokar och betalar för kostnaderna och ska vidarefakturera dessa till AB B. Vad ska det vara för momssats på fakturan?
Svar: Det som AB B får anses efterfråga i en situation som denna är närmast närvaro/deltagande från den anställde i AB A. Den ersättning som beräknas för deltagandet – och beräknas på kostnader för resa och logi – är dock inte att anse som försäljning av persontransport (6%) respektive hotellrum (12%).
De delar som AB A tar betalt för ändrar alltså karaktär och får snarare ses som ett tillhandahållande av en konsulttjänst eller motsvarande. För en sådan tjänst gäller skattesatsen 25 procent.
Sammanfattningsvis kräver vidarefakturering och moms en god förståelse för både nationella och internationella regler.
Utlägg & vidarefakturering: kostnadsfritt webinar!
Den 27 maj klockan 09:30-10:00 sänder vi ett kostnadsfritt webinar om just vidarefakturering och utlägg. Bland annat tar vi en titt på vad som gäller vid vidarefakturering av resor, flyg, tåg, hotell, konferenser, internationell handel med varor och tjänster m m. Men även vilken momssats som ska tas ut på vidarefaktureringen och de vanligaste felen många gör vid utlägg och vidarefakturering rent generellt. Anmäld dig via knappen nedan och du! Det går bra att delta live såväl som on-demand, när det passar dig.
