Kraven för avdrag är i princip desamma som gäller för utbetalning av skattefria traktamenten till anställda. För att få avdrag krävs t ex att resan har varit förenad med en hel övernattning. Med detta menas tiden mellan 24.00 och 06.00.
En annan förutsättning för att kunna få avdrag är att övernattningen under tjänsteresan äger rum utanför den vanliga verksamhetsorten. Med detta menas ett område vars yttre gräns ligger 50 km (närmsta färdväg) från både näringsidkarens tjänsteställe och näringsidkarens bostad.
Tjänsteställe i näringsverksamheten
Tjänstestället är den plats där näringsidkaren utför huvuddelen av sitt arbete.
Om en näringsidkare utför huvuddelen av sitt arbete under förflyttning eller på arbetsplatser som hela tiden växlar anses i regel den plats där näringsidkaren hämtar och lämnar arbetsmaterial eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter som tjänsteställe. Om arbetet pågår under en begränsad tid på varje plats enligt vad som gäller t ex för vissa arbeten inom byggnads- och anläggningsbranschen och liknande branscher, anses bostaden som tjänsteställe.
För en verksamhet som är knuten till en fastighet anses normalt fastigheten utgöra tjänstestället.
Skilda verksamheter – olika tjänsteställen
En näringsidkare kan ha mer än ett tjänsteställe. Så kan t ex vara fallet om en person har en butik på en ort och en jordbruksfastighet på en annan ort. För verksamheter som är helt skilda från varandra och av olika art anses verksamheterna ha olika tjänsteställe.
Kammarrätten i Sundsvall har i en dom (2005-04-28, mål nr 2950-04) slagit fast att en näringsidkare som dels hade två hyreshus på en ort och dels en skogsfastighet på en annan ort hade två tjänsteställen. Domstolen ansåg att det var fråga om två från varandra helt skilda verksamheter av helt olika art.
Integrerade verksamheter – gemensamt tjänsteställe
Om verksamheterna däremot är integrerade med varandra så anses verksamheterna ha ett enda tjänsteställe. Exempel på integrerade verksamheter är om en näringsidkare har butiker av samma slag på flera orter med gemensamma inköp, annonser och så vidare.
Tjänsteställe i bostaden
En enskild näringsidkare som inte har någon fast arbetsplats utanför hemmet och som sköter administration, annonsering samt planering av arbeten och liknande arbetsuppgifter från hemmet får normalt anses ha tjänstestället där.
Avdragets storlek
Avdrag för måltider och småutgifter under tjänsteresan för göras med schablonbelopp. Beloppen är desamma som gäller för maximala skattefria traktamenten för anställda. Det innebär att för resor inom Sverige är schablonbeloppet 300 kr per hel dag och 150 kr per halv dag under 2026. Avresedagen, d v s den dagen tjänsteresan påbörjas, räknas som hel om tjänsteresan börjar före kl 12.00. Hemresedagen, d v s den dagen tjänsteresan avslutas, räknas som hel om tjänsteresan avslutas efter kl 19.00.
När det gäller logi under tjänsteresan är utgångspunkten att näringsidkaren gör avdrag för den faktiska utgiften, d v s utgiften för hotellövernattningen etc. Om kostnaden inte kan visas – t ex på grund av att en privat tillgång som husvagn, husbil eller båt har använts för övernattning – så kan avdrag göras med ett schablonbelopp, som är detsamma som det skattefria nattraktamentet.
