Den 27 mars 2025 stod Tholin & Larsson värd för ett webinar om e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering (TBR) för moms. Huvudpersonerna under webinariet var våra gäster från DIGG – Anderz Petersson, respektive Skatteverket – Fredrik Andersson Carlö
Ämnet är aktuellt med anledning av att EU fattat beslut om att det regelpaket som går under benämningen ViDA – VAT in the digital age – ska införas. Den del av ViDA som rör e-fakturering och TBR ska börja tillämpas senast den 1 juli 2030.
Vi är glada för att så många deltog vid webinariet och att ni var så engagerade och ställde många frågor till oss!
Vi räknar med att kunna ha ett liknande webinarium lite längre fram när fler frågor har klarnat. I väntan på det får ni ta del av en sammanställning av frågor och svar från webinariet.
Frågor och svar
En länk till en faktura i ett e-mail – är det en elektronisk faktura?
Nej. Innehållet ska vara läsbart ”maskin till maskin” och därmed ska innehållet vara enligt förutbestämt format. Det som inte är godkänt som en e-faktura är t.ex. en inskannad pappersfaktura, PDF-fakturor och faktura som bilaga i e-post.
Vad händer om man köper eller säljer från företag utanför EU?
Dessa transaktioner omfattas inte av krav på e-fakturering eller TBR eftersom ViDA bara gäller vid gränsöverskridande handel inom EU.
Vad gäller för köp och försäljningar inom Sverige, dvs. inhemsk handel?
ViDA gäller inte för svensk inhemsk handel. ViDA gör det dock möjligt för EU-länderna att införa samma krav på e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering för inhemsk handel. Skatteverket och Digg är positiva till det. Skatteverket, Digg och Bolagsverket har hemställt om att regeringen tillsätter en utredning om detta. I dagsläget finns inget mer konkret i den frågan.
När vet vi om krav på e-fakturering och TBR kommer att införas även för inhemska transaktioner i Sverige?
Det är ännu oklart. En gissning från Skatteverkets sida är att lagstiftningsarbetet kommer att komma igång först 2027. Då kan man få en indikation om vad lagstiftaren vill i detta avseende.
Krav på e-fakturering från år 2030 – det gäller väl mellan företag inte bara gentemot myndigheter?
Det är riktigt. Krav på e-fakturering och TBR enligt ViDA gäller för gränsöverskridande försäljningar och inköp inom EU och mellan beskattningsbara personer. Normalt mellan företag men även en myndighet är ofta en beskattningsbar person.
Redan idag ska dock de flesta försäljningar till myndigheter faktureras med e-faktura. Det gäller alltså inte bara gränsöverskridande utan även inhemska transaktioner. Däremot är det idag inte ett krav att statliga myndigheters försäljningar till företag ska faktureras med e-faktura såvida inte företaget ifråga begär det. Någon motsvarande bestämmelse för kommuner eller regioner finns ej idag för utgående fakturering från det offentliga.
Kommer ViDA-regelverket påverka även oss som enbart säljer och/eller köper tjänster?
Ja. Försäljning av tjänster till beskattningsbara personer i ett annat EU-land ska e-faktureras och omfattas av TBR-rapportering – faktura för faktura. Enligt ViDA har EU-länderna en möjlighet att avstå från att kräva att inköp ska omfattas av TBR.
Hur lagstiftningen i Sverige kommer att utformas är ännu okänt. Som utgångspunkt bör företagen dock räkna med att både köp och försäljning kommer att omfattas av e-fakturerings- och rapporteringsskyldigheterna. Detta är idag mest sannolikt för svensk del.
Ett inköp ska rapporteras inom 5 dagar. Innebär det att fakturorna måste konteras inom 5 dagar också?
ViDA-reglerna säger inget om bokföring eller kontering. Troligen kommer inte bokföringslagen att ändras jämfört med idag.
Vissa kunder vill ha en samlingsfaktura per månad. Kommer det att vara tillåtet.
Ja, varor som levererats, eller tjänster som tillhandahållits, i en viss månad får lov att faktureras gemensamt i en samlingsfaktura. Den ska utfärdas senast 10 dagar efter månadens slut.
De periodiska sammanställningarna slopas från 1 juli 2030. Kommer även intrastat-rapporteringen försvinna?
Det är inte säkert – även om det kanske vore önskvärt. Det finns inte något fullständigt samband mellan ViDA-regelverket och uppgiftsskyldigheten till SCB via intrastatrapporten.
Finns det någon koppling mellan One Stop Shop-reglerna (OSS) och ViDA?
Det finns en koppling till ViDA men inte till e-fakturering och TBR. ViDA innehåller tre olika delar. En av dem handlar om OSS-reglerna. Det som rapporteras via OSS är försäljningar till konsumenter i andra EU-länder. Dessa försäljningar är alltså inte B2B och kommer därför inte att beröras av krav på e-fakturering eller TBR.
Angående TBR. Kommer e-fakturor via Peppol automatiskt rapporteras till Skatteverket?
Vi vet inte idag hur infrastrukturen kring TBR kommer att se ut i Sverige men vi arbetar för att Peppol ska vara ett relevant och tillgängligt nätverk för en sådan rapportering till Skatteverket.
Finns det samlad information om Peppol någonstans?
Ja. Det finns information på SFTI (Single Face To Industry) samt på Diggs webbplats. Bakom SFTI står Myndigheten för digital förvaltning (Digg), Kammarkollegiet, Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och Upphandlingsmyndigheten.
Finns det några länder i EU som redan nu kan ställa krav på att e-fakturor ska utfärdas och tas emot?
Ja. Flera EU-länder har idag krav på e-fakturering för inhemska transaktioner. Innan ViDA beslutades behövde det EU-landet landet söka tillstånd för detta hos EU-kommissionen. Nu behövs inget särskilt tillstånd längre. Inhemska transaktioner är försäljningar där fakturan vanligtvis innehåller ett specificerat momsbelopp.
ViDA -reglerna som ska börja tillämpas 1 juli 2030 gäller enbart gränsöverskridande transaktioner inom EU – där fakturan normalt inte innehåller något momsbelopp.
Om Tyskland inför krav på e-fakturering inom Tyskland redan 2025. Är vi som svensk leverantör skyldig att utfärda e-faktura till våra kunder i Tyskland redan 2025?
Ja, men bara om era fakturor avser inhemska transaktioner i Tyskland. Det kan t.ex. gälla om ni har varor i lager i Tyskland som vid försäljningen till kund transporteras till en annan plats i Tyskland.
Om det som ni säljer är en EU-gränsöverskridande transaktion som t.ex. varor som transporteras från Sverige till Tyskland och köparen åberopar sitt tyska VAT-nummer blir det aktuellt först från juli 2030.
Kan man som svenskt företag kräva att leverantörerna – svenska och utländska – skickar e-fakturor.
Det finns inte idag lagstöd för att kräva att leverantörerna ska utfärda e-fakturor. Däremot går det att på frivillig basis avtala om det mellan säljare och köpare.
För gränsöverskridande EU-transaktioner – vanligtvis inköp från utländska leverantörer – blir det lagkrav på det från den 1 juli 2030 – eftersom ViDA-reglerna då trätt i kraft. För inhemska transaktioner i Sverige – troligen köpta från svenska leverantörer – vet vi idag inte om det kommer att bli ett lagkrav på e-fakturor.
Kommer även utländska företag som är momsregistrerade – men inte har en fast etablering – i Sverige att omfattas av kravet på e-fakturor?
Samma regler för krav på e-fakturering kommer att gälla utländska företag som för svenska företag. För gränsöverskridande EU-transaktioner mellan företag, B2B, kommer kravet därför att finnas från 1 juli 2030. För svenska inhemska transaktioner vet vi i dagsläget inte om eller när det kan komma att bli ett krav.
Är det bara fakturainformationen som ska rapporteras till Skatteverket eller är det även själva betalningstransaktionen för t.ex. köparen?
Det är fakturainformationen som ska rapporteras. En av uppgifterna som fakturan ska innehålla är det kontonummer dit köparen skall göra sin betalning. Däremot ska inte själva betalningstransaktionen rapporteras.
När man skickar e-faktura är man då skyldig att även bifoga bilagor elektroniskt?
Normalt kan man bifoga bilagor till en elektronisk faktura. Informationen som lämnas till Skatteverket via TBR är bara den som avser fakturauppgifterna.
Hur blir det för små företag som kanske drivs av någon som är 80+ och saknar dator?
Sverige är fortfarande i början av en eventuell övergång till en bred e-fakturalösning. Troligen kommer det offentliga åläggas att ge olika former av stöd och support till företagare som helt saknar digitala lösningar. Detta får Digg och Skatteverket återkomma om ifall det blir aktuellt.
Funkar det idag att skicka e-faktura till kunder i Norge? (Tänker på om de är anslutna till ex Peppol)
Ja, om de är registrerade som mottagare i Peppols nätverk.
Vid fakturering till myndigheter behöver man lägga till känsliga information. Hur fungerar det med tanke på GDPR?
Hur känsliga uppgifter ska hanteras (om de nu måste vara med i fakturan) är en fråga som parterna, säljare och köpare, får avtala om – såvida inte lagstiftningen säger annat.
Kostar det något att skaffa sig ett peppol ID?
Det är tjänsteleverantörerna för e-fakturalösningar som delar ut Peppol ID och därmed även tar betalt för det. Priset varierar därför med tjänsteleverantörernas erbjudanden.
Många stora företag vill inte ha e-faktura via Peppol. Små leverantörer får ”skapa” e-fakturan i deras portal – inte tjänstleverantörens portal. Kommer den ordningen att fungera i och med ViDA och TBR?
Förutsatt att köparens e-fakturalösning följer den standard som EU har bestämt för e-fakturor samt förmår rapportera till Skatteverket torde det fungera. Peppol kan vara ett relevant nätverk bland flera alternativ i en TBR-lösning. Peppol är dock det nätverk som används vid fakturering mot myndigheter.
Det nämndes att en positiv effekt av obligatorisk e-fakturering kan vara kortare betalningstider. Förfallodatumet följer avtalet med kund. Hur kan betalningsstiden kortas?
Den möjliga effekten torde förutsätta att utfärdandet av kundfakturan sker tidigare än vad som är fallet idag. Enligt ViDA ska fakturan utfärdas senast 10 dagar efter att varan levererats eller tjänst till tillhandhållits.
Om betalningsvillkoren är oförändrade på t.ex. 30 dagar från fakturadatum torde det leda till att kunderna måste betala snabbare om fakturan också har utfärdats tidigare. Ovanpå det kan tid kortas genom att hanteringen går snabbare jämfört med att t.ex. skicka fakturan med vanlig post och hanteras manuellt av personal vid respektive företag.
Kan man kontakta Skatteverket och Digg om man har frågor om ViDA, Peppol, e-fakturering eller TBR?
Ja, det finns mer information om projektet för e-fakturering och TBR på Skatteverkets hemsida. Här finns bland annat frågor och svar samt länkar till att kunna ställa frågor. Det finns också frågor och svar och annan information om e-fakturering och Peppol på Diggs hemsida.