”Någon hjälper mig ha koll”


Efter ett halvårs arbete med Personalhandboken börjar Katarina Fagerströms arbetsbelastning att minska. Hon är HR-generalist på Packsize i Enköping och har företagets samtliga HR-frågor på sitt bord.
– I dag när personalen själva kan hitta svar på enkla frågor, får jag mer tid att stötta i ärenden där jag verkligen behövs.

När Katarina Fagerström för två år sedan tillträdde tjänsten som HR-generalist på Packsize i Enköping, var hennes uppgift att samla funktionerna och bygga upp en HR-avdelning som matchade kraven för ett växande företag. En av hennes första aktioner var att ta tillbaka ansvaret för lönefrågor som tidigare varit outsourcade. I det arbetet blev hennes gamla trotjänare, Servicepaket Lön/HR från Tholin och Larsson, ett viktigt verktyg.

– I den hittar jag alla lagar, regler och mallar. Jag har använt den i så många år att jag inte ens minns hur jag gjorde förut. Numera är den extra lätt att hitta i eftersom den är helt digitaliserad och därför alltid tillgänglig och uppdaterad.

En personalhandbok utformad efter verksamheten

Förutom Servicepaket Lön/HR abonnerar Packsize på Personalhandboken från Tholin och Larsson. Det är en personalhandbok som finns i flera olika varianter. Den innehåller lagtexter, mallar, hjälptexter och rubriker som Katarina Fagerström har fått hjälp att anpassa efter sitt kollektivavtal och utforma efter arbetsplatsens behov.

– Speciellt fiffigt är att man kan länka till andra dokument och webbplatser. Om någon anställd exempelvis råkar ut för en arbetsskada, kan de direkt gå in och se vad som gäller och få en länk till rätt blankett att fylla i.

Att de anställda enkelt kan hitta information själva, på datorn eller i mobilen, gör att en stor del av hennes arbetstid frigörs till annat.

– Jag välkomnar alla besök. Men om de anställda på egen hand kan få svar på enklare frågor får jag mer tid till de personalärenden som verkligen behöver min kompetens, säger Katarina Fagerström och tillägger att en viktig del av hennes arbete är att skapa just ett sådant förtroende att de anställda gärna tittar in på hennes kontor.

Viktigt med implementering 

På Packsize i Enköping är arbetet med Personalhandboken fortfarande ganska nytt och en grundstomme, eller ett embryo som Katarina Fagerström kallar det, har använts under ungefär ett halvår. Ett arbetsmaterial som ständigt behöver justeras och uppdateras.

– Personalhandboken är ett levande dokument. En förutsättning för att den ska fungera är att både chefer och medarbetare använder den och har åsikter om innehållet. Behöver något förändras eller förbättras? Läggas till eller tas bort? Arbetet blir aldrig klart.

Just implementeringen är det som tar mest tid, tycker hon själv. Att få medarbetarna att hitta i, och förstå nyttan av, en personalhandbok.

– Det bygger på att jag – och övriga chefer – förutom att svara trevligt när vi får en fråga också alltid hänvisar till personalhandboken.

Tät kontakt med leverantören

Som ensam i sin HR-funktion på Packsize Sverige – och med sin globala HR-chef i en annan tidzon – uppskattar hon extra mycket den personliga supporten som hon får via sina abonnemang på Tholin och Larsson.

– Det är lätt att snabbt få svar på en fråga, eller att bara bolla sina tankar. Även om jag själv vet svaret är det ett tillfälle att stämma av, eller nyansera, frågeställningar. Ibland kan det vara extra värdefullt att göra det med någon utanför företaget som kan se in med nya ögon.

Katarina konstaterar också att regler och lagstiftning förändras så snabbt inom HR-området att det är omöjligt att hålla sig uppdaterad om allt.

– Därför känns det skönt att inte riskera att missa något väsentligt. Att någon annan hjälper mig att ha koll.

 

Läs mer om vår webbaserade personalhandbok här

 

Katarina Fagerström

Katarina Fagerström, HR-generalist på Packsize

Packsize 

Packsize är världsledande inom det framgångsrika konceptet ”On Demand Packaging”, vilket innebär att förpackningar i rätt storlek och design produceras direkt i företagens förpackningslinor. Idag innehåller en förpackning i snitt trettio procent luft eller fyllnadsmaterial, vilket med Packsize maskinsystem kan minskas till cirka fem procent. Således ger konceptet inte bara en bra ekonomisk vinst för kunderna, utan är också en god gärning för miljön. Företagets produktions- och utvecklingsenhet ligger i Enköping medan sälj- och supportenheter finns i USA och Europa. Globalt har Packsize cirka 200 anställda, varav 80 personer arbetar i Enköping. Läs mer på www.packsize.com