Veckans fråga


Här hittar du vanliga frågor och svar på aktuella ämnen som är på agendan just nu.

V38: Rätt till föräldraledighet på halvtid?

En av våra anställda vill vara ledig på halvtid, i samband med att hen har fått barn, utan att ta ut föräldrapenning från Försäkringskassan som motsvarar ledigheten. Måste vi bevilja ledigheten?

Svar: Rätten att vara ledig utan krav på att ta ut motsvarande föräldrapenning gäller ledighet på heltid för barn under 18 månader. För att den anställde ska ha rätt att vara föräldraledig på halvtid krävs att föräldrapenning tas ut från Försäkringskassan.

Vill du veta mer om föräldraledighet? Prova Servicepaket HR här

 

V37: Skattepliktiga tävlingsvinster vid mässor?

Vi ska delta på en mässa och vill locka kunder till vår monter med hjälp av en tävling i form av ett quiz med tio både lätta och svåra frågor. Tre vinnare kommer få var sitt presentkort till ett värde av 1 000 kr styck, som gäller i en butik som säljer köksredskap.

Ska dessa presentkort beskattas hos vinnarna? Får vi göra avdrag för inköpet av presentkorten?

SvarÄven vinster i tävlingar som inte kommer från arbetsgivaren, och som bygger på en prestation, är skattepliktiga enligt huvudregeln. Men det finns undantag!

Vinster som består av annat än pengar är skattefria om värdet uppgår till högst 3 % av prisbasbeloppet avrundat till närmaste hundratal kronor. Det innebär högst 1 400 kr under 2019.

Under förutsättning att de aktuella presentkorten inte kan lösas in mot pengar är de alltså skattefria.

Ni får alltså göra avdrag för inköpet av presentkorten. Detta förslagsvis som en kostnad för marknadsföring.

 

V36: Lön till anställd som ska utsändas till USA?

Vi är ett svenskt bolag som ska skicka en svensk medarbetare till USA för att arbete där i 3 år. Lön kommer att betalas från Sverige. Kan den anställde kvarstå i svensk socialförsäkring? Hur rapporterar vi lönen till Skatteverket?

Svar: Det finns en konvention om social trygghet mellan Sverige och USA, som gör det möjligt för den anställde att delvis kvarstå i svensk socialförsäkring i upp till 5 år.Konventionen med USA omfattar dock bara den del av socialförsäkringen som handlar om pensioner.

För Sveriges del gäller det följande slag av förmåner:

  • Garantipension
  • Sjuk- och aktivitetsersättning
  • Efterlevandepensioner och efterlevandestöd till barn

Försäkringstillhörigheten styr därför i vilket land de pensionsanknutna socialavgifterna ska betalas. För att kunna styrka att en person (delvis) omfattas av svensk socialförsäkring krävs ett intyg om tillämplig lagstiftning.

Ansökan om detta görs till Försäkringskassan på blankett FK6220 Begäran om intyg A1/E101 eller konventionsintyg.

Arbetsgivaren ska på individuppgiften ange en särskild konventionskod (ruta 305) i det fall socialförsäkringskonvention med USA ska tillämpas. Eftersom bara delar av arbetsgivaravgifterna ska betalas i Sverige anges kod 1A (utsänd personal) i ruta 305. De svenska arbetsgivaravgifterna uppgår i så fall till 23,91% (2019).

Vill du veta mer om socialförsäkring och andra internationella frågor? Prova servicepaketet Internationellt arbete här

 

V35: När kan medarbetare senast ansöka om studieledighet?

En anställd vill vara studieledig under en termin. När är sista ansökningsdag för detta?

Svar: Det finns inget krav i studieledighetslagen om när en anställd senast måste anmäla önskemål om att vara studieledig. Om önskad ledighet innebär problem i verksamheten får arbetsgivaren skjuta på ledigheten. Den anställde måste då genast informeras om uppskovet och skälet för detta.   

Är arbetsgivaren bunden av kollektivavtal kan studieledigheten skjutas upp i högst sex månader. Om arbetsgivaren saknar kollektivavtal kan ledigheten skjutas upp i högst två år.

V34: Övertidsmat och hemresor 

Vårt företag gick med på att utföra ett mycket brådskande uppdrag som innebar att vår personal fick arbeta sent in på natten på att bli klara i tid. Kunden accepterade därför att, utöver timarvodet, även bekosta personalens övertidsmat – pizza från den lokala pizzerian – och hemresor med taxi från vårt kontor. Får vi dra av momsen på köpet av övertidsmat och hemresorna?

Svar: Nej. Övertidsmat – annat än enklare förtäring – är en privat levnadsomkostnad. Resor till och från kontoret är arbetsresor (personliga levnadsomkostnader). Momsen är inte avdragsgill för anställdas personliga levnadsomkostnader.

Det kan dock noteras att utgifterna, inklusive moms, får dras av som en personalkostnad i bolaget. Personalen ska dock förmånsbeskattas för fria måltider, enligt schablon, och för arbetsresorna motsvarande marknadsvärdet, alltså kostnaden inklusive moms.

 

V33: Avdrag efter verksamhet sålts?

AB X har sålt hela sin verksamhet bestående av en butikslokal, inventarier, lager och kundregister och personal till AB Y. AB X och AB Y kom överens om att vissa skavanker i lokalen skulle åtgärdas och bekostas av AB X. Överenskommelsen togs även in i avtalet om verksamhetsöverlåtelsen. Arbetena i lokalerna slutfördes efter att AB Y tillträtt verksamheten. När jobbet var klart fakturerade entreprenören AB X.

Har AB X rätt att göra avdrag för momsen på arbetena i butikslokalen – som vid det tillfället nyttjas i AB Y:s verksamhet?


Svar
Ja, kostnaderna för att åtgärda lokalerna anses som allmänna omkostnader i samband med den tidigare bedrivna verksamheten. Den verksamhet som AB X bedrev tidigare torde ha varit fullt ut momsskyldig. Alltså får AB X göra avdrag för all moms som entreprenören debiterat i fakturan till AB X.

 

V32: Får vi publicera foton från personalfester på hemsidan?

För att visa hur kul vi har på vår arbetsplats brukar vi lägga ut foton från personalfester på hemsidan. Vad säger GDPR om det?


Svar
: Publiceringen av bilder från en fest med syftet att visa upp hur roligt det är på arbetsplatsen, uppfyller inte kraven enligt GDPR och arbetsgivare har därför inte rätt att publicera dessa bilder på sin hemsida.

Det spelar i detta fall ingen roll om de anställda ger sitt samtycke, då det inte är lämpligt att använda samtycke som laglig grund i denna situation. Det tar tid att samla in samtycke från alla personer som syns på bild, dessutom är det svårt att avgöra om en anställds samtycke verkligen har lämnats frivilligt.

Rent principiellt ska man undvika samtycke i anställningsförhållandet, eftersom det råder en maktobalans i relationen.

V26: Har studielediga rätt att arbeta på loven?

Vi har en anställd som planerar att studera under två år. Vilka krav kan den anställde ställa på att få arbeta under loven? 


Svar
: Om en anställd söker studieledighet bara för terminerna så finns en rätt att arbeta under loven. Då gäller även den omvända att det finns en skyldighet för den anställde att arbeta då. Om ledighetsansökan däremot gäller för hela perioden (2 år i detta fall) så kan den anställde inte kräva att få arbeta under loven. Det går självfallet att komma överens om detta ändå om båda parter vill.

 

V25: En av mina anställda vill inte ta ut mer än två veckors semester per år. Vad ska jag göra?


Svar
: Semesterlagen är en skyddslagstiftning, som ger den anställde rätt till vila och rekreation. Arbetsgivaren har en skyldighet att erbjuda fyra veckors sammanhängande semester under huvudsemesterperioden (juni till augusti).

Man kan omvänt säga att denna rättighet för de anställda även är en skyldighet, som innebär att man ska ta ut 20 betalda semesterdagar under ett semesterår. Kommer man inte överens om förläggningen av semestern är det arbetsgivaren som slutligen bestämmer när semesterdagarna ska tas ut och helt enkelt lägger ut 20 semesterdagar.

 

V24: Har jag som arbetsgivare rätt att kräva att de anställda är tillgängliga under semestern?


Det är viktigt att våra kunder får svar även under semestern. Kan jag skriva ett avtal med de anställda om att de ska kolla sin e-post en gång per dag?


Svar
: Semesterlagen är en skyddslagstiftning, som ger den anställde rätt till vila och rekreation. Under semestern ska den anställde inte utföra något arbete, då ges inte den möjlighet till återhämtning som är syftet med lagen.

En arbetsgivare och en arbetstagare kan inte avtala bort de grundläggande reglerna om att den anställde ska kunna vara helt borta från arbetet under sin semester.

 

V23: Pension i arbetsgivardeklarationen?


Vi har tidigare satt av medel för direktpension åt en anställd genom ej avdragsgilla inbetalningar till en kapitalförsäkring. Nu har pensionen börjat betalas ut. Det går till så att försäkringsbolaget drar av preliminär skatt och sätter in det beloppet på vårt skattekonto, varefter de betalar ut nettobeloppet till personen ifråga. Hur ska vi hantera detta i våra arbetsgivardeklarationer?

Svar: I det här fallet betalar försäkringsbolaget på ert uppdrag ut pension från försäkringen. Ni ska därför redovisa utbetald tjänstepension och avdragen skatt i er arbetsgivardeklaration.

Avdragen skatt redovisas i ruta 001 och tjänstepensionen i ruta 030 på arbetsgivardeklarationens individuppgift.

Särskild löneskatt på pensionskostnader (SLP) ska också betalas, men det underlaget redovisar ni årsvis i inkomstdeklarationen, inte i arbetsgivardeklarationen. Där gör ni också avdrag för pensionskostnaden och den särskilda löneskatten. 

 

V22: AGI för personal utomlands?


Vi är ett svenskt företag som har en person lokalanställd i ett annat land. Lönen betalas alltså av en svensk arbetsgivare men personen är bosatt och utför allt arbete utanför Sverige. Tidigare har vi lämnat KU 14 med kryss i ruta 92F. Hur ska vi göra nu när vi lämnar AGI?

Svar: När det gäller tjänsteinkomster som inte är underlag för arbetsgivaravgifter och där skatteavdrag inte heller ska göras finns i allmänhet en skyldighet att lämna uppgifter för informationsutbyte gentemot andra länder. Dessa uppgifter ska även efter att systemet med AGI införts lämnas på KU 14 med kryss i ruta 92F. Dock finns nu även möjlighet att lämna AGI med dessa individuppgifter. Om AGI lämnas för en sådan individ behöver KU 14 inte lämnas.

 

V21: Provjobba – vad innebär det?


Vi ska anställa en sommarjobbare och har hört att man kan låta sökande provjobba innan anställningen. Stämmer det och vad innebär det i sådana fall?

Svar: Ibland förekommer det att personer får provjobba innan de erbjuds en anställning. Det används oftast när ungdomar ska anställas för en viss tid och arbetsgivaren vill pröva personen någon eller några dagar innan anställningen påbörjas.

Det finns ingen anställningsform som heter ”provjobba”. Vill man som arbetsgivare att en person ska provjobba bör man avtala om en anställningsform som finns i LAS eller kollektivavtal, t ex en allmän visstidsanställning, och tydligt informera om att anställningen är endast en eller några dagar. 

Personen som provjobbar ska givetvis få lön för den tid hen arbetar. Att provjobba utan lön är inte förbjudet enligt lag. Det är dock är inte förenligt med kollektivavtal eller god sed på svensk arbetsmarknad.

Att provjobba ska inte blandas ihop med att vara provanställd. Provanställning är en egen anställningsform och ska användas för att pröva en person för en tillsvidareanställning. Provanställning ska alltså inte användas för att pröva en person för en tidsbegränsad anställning.

 

V20: Rätt till betald frånvaro på grund av flygstrejken?


En våra anställda kom tillbaka en dag försent efter sin semester på grund av flygstrejken. Är vi skyldiga att betala ut lön för denna dag?

Svar: Nej. Den anställde har inte rätt till lön vid frånvaro som orsakades av flygstrejken. Det är dock möjligt att komma överens om att den anställde tar ut ytterligare en semesterdag eller eventuellt kompledighet. I annat fall görs ett löneavdrag för den dagen.