Vad behövs för en säker och effektiv lönehantering?
Den här artikeln är publicerad för mer än ett år sedan
Var uppmärksam på att lagar och regler ändras med jämna mellanrum. För att vara säker på att du alltid har korrekt och uppdaterad information tillgänglig rekommenderar vi att du abonnerar på något av våra Expertstöd. Jag vill ta steget mot en enklare arbetsvardag!
Att lägga tid på att dokumentera och gå igenom en process kan upplevas som onödig administration. Vilket det är om det inte finns ett syfte. Syftet med att ha en tydlig löneprocess är att kvalitetssäkra lönehanteringen och att ta ansvar. Att skapa en struktur över moment och aktiviteter, identifiera styrkor och svagheter, tydliggöra ansvarsområden, kontinuerligt vidareutveckla arbetet, underlätta överlämning och att säkerställa kvalitet och kontroll.
Så här kan månadsprocessen för lönekörningen se ut steg för steg.
1. Planering
Grundläggande förutsättningar för att löneberäkningen ska kunna genomföras. Verksamheten anpassas löpande efter gällande lagar, kollektivavtal, individuella avtal och företagsbestämmelser. Till planering räknas även schemaläggning, bemanning, anställningsavtal, skattetabeller, uppsägningar etc.
2. Underlag
Därefter sammanställs månadens underlag för lönekörningen. Insamling av underlag kan skilja sig beroende på rutiner för planering samt vilka systemstöd som finns i verksamheten. Exempel på underlag är: tidrapporter, reseräkningar, läkarintyg, sjukintyg, ledighetsansökningar, rikskort, utlägg för friskvård etc.
3. Löneberäkning
Med all information från planering och samtliga attesterande underlag är det dags att göra löneberäkningen. Den består vanligen av de månatligen återkommande händelserna så som månadslön, bilförmån, fasta tillägg samt månadens underlag och eventuella manuella justeringar. Här sker beräkningen av bruttolön, förmåner och skatt.
4. Kontroller
Innan lönekörningen färdigställs görs vanligen kontroller. Det kan vara genomgång av lönerna, attest av löneunderlag från vd/ekonomichef, rapporter som ska granskas eller stickprovskontroller.
5. Rapporter
När lönekörningen är färdig skapas rapporter. Exempelvis bankfil för löneutbetalning, arbetsgivardeklaration till skatteverket, lönespecifikationer till anställda, bokföringsorder till ekonomiavdelningen. Samt eventuell statistik till Svenskt Näringsliv/SCB, pensionsrapportering, rapporter till fackförening/kronofogde, interna rapporter gällande sjukfrånvaro, övertid, semesterlistor, statistik till chefer, HR-avdelning etc.
Få full koll på lönehanteringen
Att ha ansvar för lön innebär att du ska kunna hantera praktiska frågor om både arbetsrätt och skatterätt, och det får inte bli fel. Med Servicepaket Lön kan du känna dig trygg i att du har tillgång till det senaste på området och att du alltid har ett svar nära till hands. Få tillgång till paketet
Få fler intressanta artiklar – direkt till din inkorg
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev Simployer Info. Det bästa från oss inom lön, skatt och moms en gång i månaden – enklare kan det inte bli. 👍
