Utbildningar kostar pengar, t ex i form av kursavgifter m m. Men också för att intäkter kanske inte kan genereras i den utsträckning som hade varit fallet om de anställda – istället för att gå på utbildning – utförde sina ordinarie arbetsuppgifter.
Utgifter för utbildningar som är till nytta för arbetsgivaren är avdragsgilla i verksamheten, både inkomst- och momsmässigt. Den eventuella privata förmån som de anställda kan få av utbildningar som genomgås i och för tjänsten är skattefri.
Det är arbetsgivaren som måste visa vilken nytta den aktuella utbildningen kan innebära för verksamheten. Arbetsgivaren har alltså bevisbördan för att den anställde inte har fått en skattepliktig förmån.
Här följer en kort sammanfattning i tio punkter av vad som gäller i fråga om utbildningar som arbetsgivaren kan bekosta skattefritt för sina anställda.
- Begreppen grund-, fort- eller vidareutbildning gäller inte när arbetsgivaren står för kostnaderna för utbildningarna. Samtliga dessa utbildningar är alltså skattefria när det handlar om utbildning under pågående anställning.
- Utbildningarna kan genomföras på arbetstid eller under fritiden, t ex på kvällar eller helger.
- Utbildningarna kan äga rum både i Sverige och utomlands.
- De anställda behöver inte ha lön eller annan ersättning under utbildningstiden.
- Det finns inga särregler för utbildningar för företagsledare i fåmansföretag. Här kan beviskraven dock öka när det gäller att visa nyttan för verksamheten.
- Skattefriheten för en utbildning påverkas inte av att utbildningen avbryts. Utbildningen är skattefri så länge den hade varit till nytta för arbetsgivaren om den anställde hade fullföljt den.
- Arbetsgivaren kan ställa som krav att en anställd återbetalar en viss del av utbildningskostnaden om den anställde slutar sin anställning inom viss tid efter utbildningens slut.
- Utbildningar som arbetsgivaren bekostar i samband med omplacering av anställda är skattefria.
- Fria utbildningar i samband med personalavveckling är skattefria så länge syftet är att de anställda ska kunna få ett nytt arbete och inte kan få ett sådant med hjälp av de utbildningar de redan har.
- Bruttolöneavdrag som krav för skattefria utbildningar accepteras, t ex om arbetsgivaren inte har möjlighet att bekosta hela utbildningarna själv. Vid sådan löneväxling, där en anställd alltså "finansierar" en del av utbildningen via bruttolöneavdrag är det ännu viktigare för arbetsgivaren att kunna visa att utbildningen ifråga verkligen är till nytta för verksamheten.