Ska retroaktiv lön utbetalas vid heltidsfrånvaro?

Retroaktiv lön är mellanskillnaden mellan tidigare lön och ny aktuell lön. Retroaktiv lön ges när lönen har höjts, antingen beroende på regler i kollektivavtal eller en lönerevision lokalt på företaget.

     

den 13 november 2019 Mirja Lenes

Om beräkningen av retroaktiv lön (här kan du läsa mer om retroaktiv lön) ska göras på alla lönehändelser som berörs av den höjda lönen är det första steget att säkerställa ett korrekt beräkningsunderlag. Rätt beräkningsunderlag är de lönearter för ersättningar och avdrag som beräknas utifrån den förändrade tim/månadslönen.

Nästa steg är att säkerställa vilka lönehändelser som beräknas under innevarande månad respektive de som beräknas från månaden innan, så kallat släpande lönehändelser. Detta för att göra beräkningen på rätt tidsperiod/er. 

Exempel

Conny har en föräldraledighet på heltid under hela kalenderåret. I samband med lönerevisionen får Conny en löneökning med 2.000 kronor. Lönerevisionen gäller från och med den första april. Beskedet om den nya lönen kommer först i början av september, därför blir det aktuellt med en retroaktiv löneberäkning för perioden april-augusti.

Conny får månadslön för innevarande månad och frånvaroavdraget släpar en månad och har gjort det hela tiden. 

Detta innebär att Conny i april månad får lön för april och frånvaroavdraget avser frånvaron han hade under mars månad.

Ersättning för innevarande månad perioden 1 april–31 augusti:

Månadslön som har utbetalats: 30.000 kr x 5 månader = 150.000 kr
Månadslön som skulle ha utbetalats med den nya månadslönen:  32.000 x 5 = 160.000 kr
Differens: + 10.000 kronor

Frånvaro som släpat ska även den korrigeras, eftersom frånvaron släpar är det avdragen från och med maj månads lönekörning som ska beräknas retroaktivt. Löneberäkning innevarande månad perioden 1 maj–31 augusti: 

Föräldraledighetsavdrag: 30.000 kr x 4 månader = 120.000 kr
Föräldraledighetsavdrag som skulle ha dragits med den nya månadslönen: 32.000 x 4 = 128.000 kr
Differens: - 8.000 kronor

Beräkning av retroaktiv lön:
160.000 – 150.000 = 10.000 kr retroaktiv månadslön
128.000 – 120.000 = - 8.000 kr i retroaktivt frånvaroavdrag
Summa: 2.000 kr utbetalas till den anställda i retroaktiv lön

Varför blir det 2 000 kr i lön när personen är frånvarande?

Frågan uppkommer eftersom arbetsgivaren valt att hantera frånvaron med släpande avdrag innebär det att den anställda har rätt till sin nya lön från och med april månad. Samtidigt görs ett frånvaroavdrag baserat på mars månads frånvaro samt mars månads lön vid lönekörningen i april.

Frånvaroavdraget beräknat på den högre lönen kommer därmed göras för första gången i maj månad och månatligen till dess att personen återgår i arbete. Den första månaden medarbetaren är i tjänst kommer ingen lön att utbetalas på grund av det släpande frånvaroavdraget.

Detta gör att den anställda trots sin heltidsfrånvaro får 2000 kr i bruttolön vid beräkning av den retroaktiva lönen.

Vid innevarande avdrag

Om verksamheten tillämpar så kallat innevarande avdrag hade det i exemplet ovan inneburit att den anställda fått noll kronor i retroaktiv löneberäkning. Detta på grund av att april månads frånvaro dragits av på aprils månadslön och därmed går den anställda plus/minus noll kronor eftersom det hela tiden löneberetts i realtid. Det innebär också att den anställda kommer att få sin månadslön direkt vid återgång i arbete.