Arbetsgivare ska redovisa förmånsvärdet i individuppgiften i arbetsgivardeklarationen varje månad, skriver Lennart Salomonsson, skatteexpert hos Tholin & Larsson.
Arbetsgivare ska redovisa förmånsvärdet i individuppgiften i arbetsgivardeklarationen varje månad, skriver Lennart Salomonsson, skatteexpert hos Tholin & Larsson.

Redovisning av förmåner i AGI

Från och med lönemånad januari 2019 ska alla arbetsgivare lämna arbetsgivardeklarationer på individnivå (AGI). En av anledningarna till den nya redovisningen är att varje anställd – varje månad – ska kunna se vad arbetsgivaren har rapporterat till Skatteverket om till exempel dennes lön och förmåner.

     

den 4 februari 2019 Lennart Salomonsson

Kontantprincipen även för förmåner

Den så kallade kontantprincipen gäller även för förmåner. Arbetsgivaren ska därför redovisa förmånsvärdet i individuppgiften i arbetsgivardeklarationen för den månad den anställde fick förmånen.

För återkommande förmåner, till exempel bil- och bostadsförmån, är detta oftast inget problem. Men andra förmåner, till exempel kostförmån och fri parkering, kan det vara svårt att få med på rätt månad eftersom reseräkningar och andra underlag kanske lämnas efter det att arbetsgivardeklarationen har lämnats eller stoppdatumet för löneredovisningen den aktuella månaden har passerats.

Om arbetsgivaren har missat att ta upp en förmån en viss månad måste arbetsgivardeklarationen för den månaden rättas. Det går alltså inte att ta upp den en senare månad.

Förskjutning av redovisningen i vissa fall

För vissa förmåner gäller en lagstadgad, senare tidpunkt för både beskattning och redovisning. Det gäller till exempel fritt drivmedel som kan tas upp månaden efter den månad den anställde fick förmånen, och fria väg-, bro- och färjeavgifter samt trängselskatt som tas upp den andra månaden efter den aktuella månaden.

För dessa förmåner gäller denna senare redovisning även i det nya systemet med arbetsgivardeklarationer på individnivå.

Enligt Skatteverket kan arbetsgivare även förskjuta redovisningen av vissa andra förmåner. Det gäller sådana förmåner som avser en tidigare månad och som arbetsgivaren inte har fått någon kännedom om förrän efter det att arbetsgivardeklarationen har lämnats, till exempel kostförmåner som framgår av inlämnade reseräkningar.

Tidigare arbetsgivardeklarationer behöver alltså inte rättas för dessa förmåner; arbetsgivaren slipper därmed en omfattande administration vad gäller detta.

Skatteverket anser att det är skäligt att godta att redovisningen av dessa förmåner förskjuts i en eller högst två månader. Detta även över ett årsskifte om det följer av arbetsgivarens ordinarie rutiner.

Det föreligger – enligt Skatteverket – dock inte någon generell rätt att förskjuta redovisningen av skattepliktiga förmåner. För att kunna göra detta krävs att arbetsgivaren kan visa vilka omständigheter som medför en senareläggning av redovisningen av förmånerna i just dennes fall.

Skatteverket betonar också att det är arbetsgivarens ansvar att det finns rutiner för reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkningen som gör att redovisningen inte senareläggs mer än vad som kan anses skäligt.

Om en förmån har redovisats felaktigt en viss månad måste den aktuella arbetsgivardeklarationen däremot rättas. Det kan t ex handla om att ett bilförmånsvärde inte har redovisats alls eller har redovisats med för lågt belopp.

Det går alltså inte att en senare månad rätta en felaktigt redovisad förmån för en tidigare månad.

Viktigt med interna rutiner

Det är viktigt att det finns interna rutiner på företagen för redovisningen till löneavdelningen av erhållna förmåner. Till exempel gäller detta att reseräkningarna kommer in i tid, där skattepliktiga kostförmåner med mera redovisas.

Även andra avdelningar på företagen, t ex ekonomiavdelningen, bör var insatta i vikten av att meddela eventuella förmåner i tid till löneavdelningen. Detta för att slippa onödiga rättelser i tidigare månaders arbetsgivardeklarationer.

Det kan här till exempel handla om att lämna uppgift om anställda som har fått förmånsbilar för första gången eller som har bytt bil med ett annat förmånsvärde som följd.

Fördjupning i frågor om AGI får du i Servicepaket Lön


Hanna Lagerkvist  


Missa inte vårt gratis webinar:

AGI - rapportera lön för utländsk personal


Från den 1 januari 2019 ska alla företag lämna sina arbetsgivardeklarationer på individnivå - AGI. I det här webinaret kommer Hanna Lagerkvist, skatteexpert hos Tholin & Larsson, gå igenom vad som är nytt vad gäller rapporteringen av skatt och sociala avgifter för utländsk personal.

Med konkreta exempel kommer vi att visa på hur rapporteringen på individnivå kan se ut för både hitsänd och utsänd personal. Du kan även passa på att ställa dina egna frågor till Hanna under frågestunden!

Tid: 21 mars kl 10:00  Till anmälan