Slipp förmånsbeskattning med en personalhandbok!

Det personal- och arbetsrättsliga området är komplext och detaljreglerat genom olika lagar, kollektivavtal och regler. Med en personalhandbok får HR-ansvariga och personaladministratörer hjälp att leva upp till de högt ställda kraven när reglerna ska tillämpas i praktiken.

     

den 6 april 2018 Hanna Lagerkvist

Ett sätt att underlätta personaladministrationen är att ha väl dokumenterade anvisningar om företagets interna regler och förhållningssätt i olika situationer. Hanteringen blir då effektivare och onödiga utredningar och diskussioner kan undvikas.

Företagets fastställda riktlinjer och rutiner bör samlas i det man vanligen kallar en personalhandbok. Med en sådan kan personalen på ett enkelt sätt få svar på olika frågor, dels av rutinmässig art, dels sådant som rör företagets värderingar, mål och policyer.

En personalhandbok kan också vara nyttig i ett skattemässigt perspektiv. Domar visar att interna instruktioner i en personalhandbok, som till exempel anger att personalen inte får använda företagets tillgångar privat, kan ha stor betydelse i frågor gällande förmånsbeskattning och arbetsgivaravgifter.

Ingen skattepliktig klädförmån

Det visar bland annat en dom från Kammarrätten i Stockholm (mål nr 8123–8124-06) där Skatteverket inte ansågs ha rätt att höja bolagets underlag för arbetsgivaravgifter på värdet av fria kläder till personalen med 2,8 miljoner kronor. Bolaget hade haft utgifter för personalkläder i form av byxor, kjolar, tröjor, skjortor, slipsar, kavajer och blusar. Av bolagets personalhandbok framgick att kläderna endast fick användas i tjänsten samt till och från arbetet. Vidare skulle den som slutade sin anställning lämna tillbaka kläderna.

Kammarrätten slog fast att de anställda visste om att arbetskläderna inte fick användas privat samt att de var skyldiga att följa bestämmelserna i bolagets personalhandbok. Mot bakgrund av detta ansåg kammarrätten att Skatteverket inte hade visat att bolaget hade utgett en skattepliktig klädförmån.

Även gällande mobiltelefoner och annan elektronisk utrustning med fast abonnemang är det viktigt att arbetsgivaren reglerar användningen och behovet av både utrustningen och tjänster utanför arbetsplatsen, för att undvika förmånsbeskattning.

Krav på väsentlighet

För att privat användning av utrustningen utanför arbetsplatsen ska vara skattefri krävs – enligt Skatteverket – att det är av väsentlig betydelse för den anställdes arbetsuppgifter att ha tillgång till utrustningen även utanför arbetsplatsen och efter den ordinarie arbetstiden.

Om kravet på väsentlighet inte är uppfyllt, men den anställde ändå tar med telefonen hem, och arbetsgivaren tillåter att den används privat uppkommer en skattepliktig förmån. För denna grupp anställda är det därför viktigt att arbetsgivaren reglerar hur mobiltelefoner, surfplattor m m får användas privat.

Vill arbetsgivaren undvika förmånsbeskattning bör arbetsgivarens rutiner när det gäller privat användning av utrustningen (t ex mobiltelefonen) dokumenteras i personalhandboken. Arbetsgivaren bör även avtala med respektive anställd att mobiltelefonen inte får användas privat utanför arbetslokalen.

Tjänstebilar

Det är dock viktigt att påpeka att när det gäller bilförmån är det allt som oftast inte tillräckligt att i personalhandboken förbjuda de anställda att använda arbetsgivarens bilar privat för att undvika förmånsbeskattning. Det visar en aktuell dom från Kammarrätten i Göteborg (mål nr 3352–3354-16).

Skatteverket påförde ett bolag arbetsgivaravgifter avseende både bil- och drivmedelsförmån med ca 330 000 kr för bolagets bilar. Anledningen var att bolaget inte kunde visa att bilarna hade körts privat i endast ringa omfattning.

Enligt bolaget hade de anställda sina tjänsteställen i bostaden och bilarna hade endast använts för resor mellan bostaden och de aktuella arbetsplatserna. Under fritiden hade bilarna varit parkerade vid bostaden. Bolaget hade i sin personalhandbok förbjudit de anställda att använda bolagets bilar privat.

Kammarrätten slog fast att de anställda hade kunnat disponera bolagets bilar privat. Det var därför bolaget som skulle göra sannolikt att bilarna hade körts privat endast i ringa omfattning eller inte alls.

Enligt kammarrätten är en noggrant förd körjournal det bevismedel som ligger närmast till hands när det gäller att visa detta. En personalhandbok som förbjuder de anställda att använda bilarna privat utesluter inte, enligt kammarrätten, att bilarna faktiskt har använts privat. Detsamma gäller den omständigheten att de anställda äger privata bilar.

Rättspraxis visar att interna regler som anger att personalen inte får använda företagets tillgångar privat har stor betydelse för frågan om förmånsbeskattning och arbetsgivaravgifter.

Det är dock viktigt att påpeka att det inte endast är interna instruktioner som avgör om skatteplikt uppkommer - de faktiska omständigheterna måste också tala för att instruktionerna följs.

Arbetsgivaren bör därför med jämna mellanrum följa upp hur bestämmelserna i personalhandboken efterlevs.

Vill du veta mer om vår webbaserade personalhandbok från Simployer? Klicka här