En anställds förmån ska redovisas på dennes individuppgift i arbetsgivardeklarationen för den månad den anställde fick förmånen. Denna s k kontantprincip är huvudregeln vad gäller redovisningen och beskattningen av förmåner.
Vissa förmåner kan tas upp i en senare deklaration. Det gäller dock inte bilförmånen.
En individuppgift som har blivit fel med anledning av att ett bilförmånsvärde inte har redovisats trots att den anställde hade en förmånsbil den aktuella månaden måste alltså rättas. Samma gäller om förmånsvärdet har tagits upp med fel belopp.
För den som har kört minst 3 000 mil i tjänsten med sin förmånsbil under kalenderåret ska värdet sättas ned till 75 % av det fulla värdet. Detta kan göras redan vid årets början, eller en bit in på året, om det är troligt att tjänstekörningen kommer att överstiga 3 000 mil.
Nedsättningen kan också göras när gränsen faktiskt har passerats.
Om förmånsvärdet sattes ned redan vid årets början och det visar sig att gränsen på 3 000 tjänstemil inte passeras, vilket konstateras när året är slut eller någon månad därförinnan, måste förmånsvärdet höjas upp till det fulla värdet. Det går då inte att lägga hela det höjda förmånsvärdet på en månad, utan samtliga tidigare inlämnade individuppgifter måste rättas där alltså det korrekta, fulla värdet ska framgå.
Ytterligare arbetsgivaravgifter kommer här också att påföras.
De gjorda skatteavdragen ska däremot inte korrigeras. Dessa kommer att tillgodoräknas den anställde på slutskattebeskedet i samband med beskattningen.
Under förutsättning att den anställde begär det – eller går med på det efter förfrågan från arbetsgivaren – kan arbetsgivaren göra förhöjda skatteavdrag under någon eller några månader under resten av året. Detta för att förhindra en eventuell kommande kvarskatt.
Även när gränsen på 3 000 mil i tjänsten passeras under året, och fullt bilförmånsvärde har redovisats, ska förmånsvärdet sänkas till 75 % av det fulla värdet. Arbetsgivaren måste därför även i detta fall rätta de tidigare – numera felaktiga – individuppgifterna.
För mycket inbetalda arbetsgivaravgifter kommer då att betalas tillbaka.
Tidigare gjorda skatteavdrag ska däremot inte justeras. Dessa kommer att tillgodoräknas den anställde på slutskattebeskedet i samband med beskattningen. För att göra ett lägre skatteavdrag än enligt skattetabellen under resterande månader krävs att den anställde lämnar ett beslut om jämkning från Skatteverket.
Ett alternativ till att arbetsgivaren justerar individuppgifterna torde kunna vara att den anställde istället yrkar nedsättningen av förmånsvärdet till 75 % i sin inkomstdeklaration. Arbetsgivaren måste då upplysa den anställde om att göra detta.
Den anställde blir då – efter eventuell utredning av Skatteverket – beskattad för det korrekta, lägre förmånsvärdet. Arbetsgivaren får i det fallet dock betala arbetsgivaravgifter på ett för högt förmånsvärde.