Att en kund inte betalar sin faktura innebär inte automatiskt att den utgående momsen kan återföras. Hanteringen sker normalt i tre steg. Först är det fråga om en osäker kundfordran och säljaren bör då följa upp fordran och inleda indrivningsåtgärder, exempelvis genom påminnelser eller inkassokrav.
Om betalning fortfarande uteblir ska fordran normalt skrivas ned i redovisningen enligt försiktighetsprincipen. En sådan befarad kundförlust kan ofta ge rätt till inkomstskattemässigt avdrag, men inte till återbetalning av utgående moms.
Först när kundförlusten är konstaterad, exempelvis genom kundens konkurs eller efter resultatlösa indrivningsåtgärder hos Kronofogden, kan säljaren få tillbaka den tidigare redovisade utgående momsen.
Annorlunda blir det om den uteblivna betalningen inte beror på kundens betalningsförmåga utan på en oenighet om pris eller prestation. Då handlar det om en tvistig fordran.
Inkomstskattemässigt kan en dom eller förlikning ge rätt till avdrag, men för att återfå den utgående momsen krävs att säljaren utfärdar en kreditfaktura. Samma sak gäller vid ackord, eftersom ett ackord momsmässigt behandlas som en prisnedsättning i efterhand.
Vid prisnedsättningar i efterhand kan parterna dock avtala om att nedsättningen inte ska påverka momsen. Kreditfakturan utfärdas då utan moms, vilket innebär att varken säljarens tidigare redovisade utgående moms eller köparens avdrag för ingående moms behöver justeras.
En obetald leverantörsfaktura ska som utgångspunkt ligga kvar som skuld i redovisningen tills det står klart att den helt eller delvis inte längre behöver betalas. Det följer av försiktighetsprincipen. Att fakturan är obetald innebär inte heller i sig att den tidigare avdragna ingående momsen ska återföras – oavsett om den uteblivna betalningen beror på betalningssvårigheter, en tvist eller ett ackord.
Det är först när köparen får en kreditfaktura med moms som den tidigare avdragna ingående momsen ska återföras.
Om leverantören har utfärdat en kreditfaktura och ännu inte betalat ut tillgodobeloppet har köparen en fordran på leverantören. Om leverantören går i konkurs innan beloppet har betalats ut till köparen kan köparen inte återfå de momspengar som köparen är tvungen att betala in till Skatteverket genom en minskning av sin ingående moms.
Förlusten avser inte en kundfordran utan en fordran på leverantören och behandlas därför normalt som en kapitalförlust vid inkomstbeskattningen. Kapitalförlusten omfattar hela fordran, inklusive moms. Om förlusten är kopplad till den bedrivna näringsverksamheten är en sådan förlust normalt avdragsgill vid inkomstbeskattningen om förlusten är definitiv.
En kreditfaktura kan vara rätt lösning när priset till viss del sätts ned i efterhand, exempelvis vid en förlikning eller ett ackord. Om säljaren däremot väljer att utfärda en kreditfaktura i stället för att driva in fordran via Kronofogden, när kunden bedöms sakna betalningsförmåga, kan kreditfakturan få oönskade momskonsekvenser.
En kreditfaktura innebär att säljaren efterger hela eller delar av sin fordran. Om hela fakturan krediteras efter att varan eller tjänsten har levererats finns det, i den här situationen, dessutom en risk för uttagsbeskattning. Om endast en del av fakturan krediteras kan uttagsbeskattning normalt undvikas. Om säljare och köpare är närstående, t ex bolag i samma koncern, kan dock reglerna om omvärdering av beskattningsunderlaget bli aktuella.
Om säljaren vill behålla hela sin fordran och samtidigt få tillbaka den utgående momsen är det därför normalt indrivningsåtgärder, exempelvis ett betalningsföreläggande hos Kronofogden, som är rätt väg.