Det är inte ovanligt att en arbetsgivare vid tjänsteresor betalar för anställdas måltider.
Du bör då utgå ifrån att utgifter för anställdas måltider under tjänsteresor är personliga levnadskostnader. De anställda ska då beskattas för en kostförmån för måltiden (schablonbelopp).
Kostnaden för måltiden är avdragsgill som en personalkostnad vid inkomstbeskattningen. Arbetsgivaren får inte avdrag för den ingående momsen på måltidskostnaderna. Istället får momsen räknas in i den avdragsgilla utgiften för måltiden.
Särskilda regler gäller om den anställde får mat i samband med representation. Då slipper den anställde att bli beskattad för förmånen, men arbetsgivaren får inte avdrag för kostnaden för måltiden vid inkomstbeskattningen. Momsen är dock avdragsgill till den del representationskostnaden inte överstiger 300 kr (exkl moms) per person.
Vid en tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten anser Skatteverket att en arbetsgivare har rätt till avdrag för moms på den del av måltidskostnaden som överstiger schablonen för kostförmån (124 kr under 2026 för lunch eller middag).
Exempel – måltider vid tjänsteresa
Anna har sitt tjänsteställe i Göteborg. Under 2026 åker hon till Stockholm på en tjänsteresa som är förenad med övernattning. Anna reser på räkning och gör ett utlägg för en middag i Stockholm för 324 kr (inkl 12 procent moms). Måltiden har inte något samband med representation.
Anna ska i detta fall beskattas för en kostförmån på 124 kr, som alltså ligger till grund för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. Avdrag för ingående moms kan – enligt Skatteverket – göras på 200 kr dvs med 21,42 kr (0,1071 x 200 kr) men inte på de 124 kr som motsvarar kostförmånen. (Lite opraktiskt kan tyckas. Enklare är kanske att företaget struntar i avdraget för moms om det är fråga om måltid som ska förmånsbeskattas?)
Vid ett annat tillfälle är Anna på tjänsteresa till Helsingborg. Hon återkommer till Göteborg lite senare samma dag och övernattar alltså inte. Anna gör ett utlägg för en lunch som kostar 224 kr (inkl moms). Inte heller i detta fall var det en måltid vid representation. Arbetsgivaren ersätter sedan Anna för utlägget och bokför kvittot (224 kr – inkl moms) som en personalkostnad.
Anna ska då beskattas för en förmån av fri kost med 124 kr (år 2026). Arbetsgivaren har inte rätt till något avdrag för ingående moms, eftersom det inte var en tjänsteresa som var förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten.
Fria måltider på allmänna transportmedel (flyg, tåg m m) vid tjänsteresa är en skattefri förmån vid inkomstbeskattningen om maten ingår obligatoriskt i priset för resan. Då krävs att biljetten inte kan köpas exklusive måltiderna. För den som exempelvis reser i första klass får en förstaklassbiljett inte kunna köpas till ett lägre pris utan att maten ingår i priset.
Om förtäringen är skattefri vid inkomstbeskattningen torde också momsen på priset för biljetten vara avdragsgill.
Om måltiden däremot inte ingår obligatoriskt i priset, utan arbetsgivaren betalar extra för att den anställde ska få en måltid, har arbetsgivaren stått för en personlig levnadskostnad. Då ska den anställde normalt beskattas för måltiden (kostförmån) och något avdrag för moms medges inte till den del det avser kostförmånsbeloppet.
Om en anställd får fri frukost på hotell, vandrarhem, värdshus eller liknande under en tjänsteresa är frukosten skattefri för den anställde om den ingår obligatoriskt i priset för övernattningen. Ett villkor för skattefrihet är att ett rum med samma standard inte kan hyras till ett lägre pris utan frukost.
Om frukosten är skattefri för den anställde torde också momsen vara avdragsgill vid köpet av övernattningen.
Fri frukost som inte ingår obligatoriskt i priset för rummet är en skattepliktig förmån (förmån av fri frukost enligt schablon). I så fall är momsen inte avdragsgill till den del den belöper på kostförmånsbeloppet.
Vissa hotell bjuder på kvällsbuffé med enklare mat och sallad utan särskild kostnad. Förmånen ingår då obligatoriskt i rumspriset. Den som äter en sådan enklare måltid från buffén bör – enligt Skatteverket – förmånsbeskattas.
Enligt Skatteverket bör en anställd däremot inte beskattas om den anställde endast kan ta en smörgås eller något annat som räknas som skattefri förfriskning. Momsen på priset för övernattningen torde då vara avdragsgill.
Enligt Skatteverket (dnr 131 127035-17/111) måste enklare förtäring normalt erbjudas de anställda på arbetsplatsen för att utgöra en s.k. skattefri personalvårdsförmån.
Förfriskningar och annan enklare förtäring, t.ex. kaffe, bulle, godis, frukt och smörgås under en tjänsteresa, där arbetsgivaren står för kostnaden, är inte skattefria.
Om arbetsgivaren bekostar en sådan förmån ska den anställde beskattas för marknadsvärdet av förmånen (inkl moms). Momsen på en sådan utgift torde då inte vara avdragsgill.