Är inkorgen överfull av olästa och obesvarade mejl när du kommer tillbaka från långhelgen eller semestern? Får du mejl från chefen sent på kvällar och på helger? Är det oklart hur snabbt du förväntas svara på ett mejl?
I dag är mejlen ett av våra viktigaste sätt att kommunicera, både internt och externt. Det är ett fantastiskt kommunikationsmedel samtidigt som otydliga regler kring mejlen kan skapa stress och frustration hos personalen.
För att undvika detta bör man ta fram en mejlpolicy. En sådan kan exempelvis innehålla regler om hur snabbt man förväntas svara och att mejl normalt inte ska skickas efter ordinarie arbetstid.
Ytterligare en anledning till att ta fram en mejlpolicy är Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. Enligt dessa ska man bland annat undvika en ohälsosam förläggning av arbetstiden. Att personalen alltid förväntas svara på mejl är en faktor som kan bidra till just detta.
Utformningen av mejlpolicyn kan variera beroende på företagets storlek och verksamhet, men följande punkter är förslag som kan vara bra att utgå ifrån:
En mejlpolicy kan vara en del av företagets IT-policy. Den kan också utökas till att innehålla riktlinjer om hur vi hur vi använder Outlook, bokar möten, informerar om frånvaro m m.
Ju tydligare arbetsgivaren är i dessa frågor – desto enklare och bättre blir det för personalen. På sikt kan detta gynna både arbetsmiljön och trivseln.