Har ni en mejlpolicy?

I dag är mejlen ett av våra viktigaste sätt att kommunicera, både internt och externt. Det är ett fantastiskt kommunikationsmedel samtidigt som otydliga regler kring mejlen kan skapa stress och frustration hos personalen.

För att undvika detta bör man ta fram en mejlpolicy. En sådan kan exempelvis innehålla regler om hur snabbt man förväntas svara och att mejl normalt inte ska skickas efter ordinarie arbetstid.

Ytterligare en anledning till att ta fram en mejlpolicy är Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. Enligt dessa ska man bland annat undvika en ohälsosam förläggning av arbetstiden. Att personalen alltid förväntas svara på mejl är en faktor som kan bidra till just detta.

Utformningen av mejlpolicyn kan variera beroende på företagets storlek och verksamhet, men följande punkter är förslag som kan vara bra att utgå ifrån:

• Ange en tydlig rubrik på ämnesraden.
• Skicka endast till de personer som berörs av informationen. Undvik att skicka kopior i onödan.
• Håll dig kort, skriv inte längre än vad som behövs. Mejl ska inte ta för lång tid att läsa.
• Använd en tydlig signatur med adress och telefonnummer. Mottagaren har då möjlighet att t ex ringa upp.
• Ett mejl per ärende. Undvik att stapla flera saker i samma mejl.
• Ange inom vilka tidsramar som man förväntas svara, t ex inom 12 timmar eller 24 timmar, ej under helger och semester.
• Hur man hanterar mejlen under frånvaro, t ex genom att lägga in ett automatiskt ”out-of-office” svar.

En mejlpolicy kan vara en del av företagets IT-policy. Den kan också utökas till att innehålla riktlinjer om hur vi hur vi använder Outlook, bokar möten, informerar om frånvaro m m.

Ju tydligare arbetsgivaren är i dessa frågor – desto enklare och bättre blir det för personalen. På sikt kan detta gynna både arbetsmiljön och trivseln.