Kritiska tiden – då kan ni tappa talangerna

Äntligen påskrivet med rätt person! En lång och dyr rekryteringsprocess är över. Men se upp så att allt arbete inte varit förgäves. ”Det här är en farlig fas”, varnar Victoria Ödlund, HR-expert på Tholin & Larsson.

     

den 22 februari 2018

Rekryteringen av en ny duktig medarbetare är klar. Anställningsavtalet är påskrivet och följs av entusiastiska handslag, glada miner och ”Välkommen till oss”. Efter det är det vanligt att pusta ut, luta sig tillbaka. Skönt, då var det fixat – en ny medarbetare är på ingång! Men nu behöver du se upp.
– Det här är en farlig fas, förklarar Victoria Ödlund, löne- och HR-expert på Tholin & Larsson.

Risk för avhopp

Eftersom det kan ta flera månader innan en nyanställd person börjar så finns en risk för avhopp.
– Inne i en rekryteringsprocess har ni täta kontakter och bygger en relation. Den som blir utvald känner sig smickrad. Men sedan kan eftertanke och tvivel komma. Personen kan ångra sig. Kanske erbjuder den gamla arbetsgivaren ett annat uppdrag, eller högre lön.

Ofta är en eftertraktad jobbsökande person inne i flera rekryteringsprocesser samtidigt. Risken finns att ett ännu mer lockande jobberbjudande dyker upp.

Hos Tholin & Larsson kallar man fasen efter påskrivet anställningskontrakt och fram till första dagen på jobbet för preboarding. En viktig, men ofta bortglömd, period av en anställning.
– Upprätthåll kontakten under den tiden. Skapa tillhörighet och lojalitet redan innan personen börjar, säger Victoria Ödlund.

Vårda entusiasmen hos nya medarbetare

Vårda också entusiasmen inför den nya anställningen som finns hos den som nyligen skrivit på anställningsavtal.
– Personen är ju ofta otroligt motiverad och taggad och då ska man ta tillvara det.

Att ge tillgång till intranät, dela information och plantera lite av kärnvärden och organisations-DNA, redan innan en ny medarbetare kommer innanför väggarna, förkortar och effektiviserar introduktionen. Bjud in till kick off, utbildningsdag, lunch eller andra sociala jobbaktiviteter med blivande kollegor. Det sår frön till värdefulla jobbnätverk och ger möjlighet att lära känna den nya arbetsplatskulturen. Samtidigt behöver man ha förståelse för att det kan finnas mycket att slutföra på det gamla jobbet.
– Det behöver man respektera, det är en balansgång. Bjud in, men ställ inte krav på medverkan.

Värdefullt att snabbt komma in i verksamheten

Om chefen i god tid innan den första arbetsdagen mejlar över en introduktionsplan blir det enklare att göra sig en bild av hur den första tiden på nya jobbet kommer att se ut.
– Involvera blivande kollegor i processen, så att fler känner ansvar för att nya medarbetare får en bra start. Skapa en medvetenhet om hur viktigt det är att nya personer kommer in i jobbet och gänget snabbt, säger Victoria Ödlund.

Hon tipsar också om att utse en fadder.
– Någon som bryr sig lite extra och som man som ny kan ställa frågor till. Frågor som kanske är enklare att ställa till sin fadder än till sin chef. Gärna från en annan del av företaget. Det blir ett sätt att knyta kontakter och kunna få förklaringarna av kultur och normer på arbetsplatsen som inte finns nedskrivna.

Första tiden viktig

Den första tiden på nya jobbet är också betydelsefull.
- De första tio dagarna är viktigast. Redan efter tio dagar har man nämligen en tanke om ifall man kommer vara kvar hos en ny arbetsgivare, eller börja se sig om efter nytt jobb, säger Victoria Ödlund.

Hon berättar om studier* som visar att en lyckad onboarding leder till både högre nöjdhet för medarbetarna, lägre andel egna uppsägningar, högre prestation, minskad stress och högre lojalitet.
– Nu är det högkonjunktur och svårt att rekrytera i många branscher. Rookie turnover, det vill säga när en nyanställd slutar inom ett år, är rejält dyrt och skapar ett negativt arbetsgivarvarumärke. Blir man väl mottagen och får det man förväntade sig när man tackade ja till jobbet, så minskar risken rejält med tidiga uppsägningar.

All anledning att satsa kraft inte bara på rekrytering, utan också på pre- och onboarding med andra ord.
– Ta också det ni vet om personen från rekryteringen med in i preboarding och onboarding. Är det någon som uppskattar tydlig struktur, tät feedback? Vad lärde ni er om den nya medarbetaren under rekryteringen? Använd den kunskapen.

Tänk på att följa upp

Under den första tiden behövs också täta uppföljningar för att stämma av.
– Hur väl stämmer den här första tiden med de förväntningar som skapades i rekryteringsprocessen, frågar Victoria Ödlund.

Hon tipsar också om att efter den första månaden gå igenom introduktionsplanen ihop och titta på vad som var bra och mindre bra. Vilket mer stöd behövs? Här finns insikter som både kan ge tryggare och mer effektiva nya medarbetare och vässa rekrytering och introduktion av nyanställda framöver.

Varsågod! Ladda ner gratis e-bok om onboarding

Läs mer om vårt webbaserade verktyg för onboarding


Kom ihåg-lista för onboarding

  • Utse en fadder.
  • Knyt upp nyckelpersoner för intromöten under den första veckan.
  • Sätt samman och mejla över ett introduktionsschema för den första veckan.
  • Bjud in till utbildningstillfällen eller sociala jobbsammankomster som är inplanerade.
  • Ge tillgång till intranät och mejl.
  • Skicka välkomstmaterial.
  • Fråga om den nya medarbetarens egna förväntningar på introduktionen.
  • Planera som närmsta chef in tid för att kunna finnas tillhands under introduktionen.
  • Se till att en arbetsplats är iordningsställd, med alla verktyg och system klara att använda direkt den första dagen. Namnskylt, nycklar, passerkort, koder, etc

 *Källa: ”Onboarding new employees: Maximizing success”, Talya N. Bauer, Ph.D.

Victoria Ödlund "Välstrukturerade processer gör att alla får en likartad introduktion, oberoende av vilken chef man råkar ha. Då behöver man inte heller uppfinna hjulet varje gång. Tänk på att involvera alla med tydliga uppdrag kring sin del i onboardingen av nya medarbetare. Med en bra struktur blir det också enkelt att följa upp att alla genomför sin del i rätt tid och att inga moment missas."

– Victoria Ödlund, Löne- och HR-expert

Simployer HR system