– Det bästa är att allt är samlat

Tolv varuhus runt om i landet och huvudkontor i Göteborg. För supportgruppen på Karlsson varuhus är Tholin & Larssons Personalhandbok och Chefs- och ledarhandbok viktiga verktyg för att samordna de anställda och för att sprida information. – De är ryggraden i vår interna kommunikation, säger Emma Johansson som är marknadskoordinator.

     

den 21 augusti 2017
  Emma Johansson, marknadskoordinator och Helen Lans, HR-ansvarig på Karlssons varuhus

 

Karlsson har vuxit snabbt under de senaste åren. Nya varuhus och fler anställda har fört med sig omorganisationer och byte av informationssystem. När Helen Lans började som HR-ansvarig för tre år sedan var en av hennes första uppgifter att hitta bra gemensamma lösningar som kunde underlätta HR-arbetet. Valet föll på Tholin & Larssons personalhandbok och chefs- och ledarhandbok.

– Framförallt behövde jag avlastning från alla administrationsfrågor som lön, sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet och olika regelverk. Jag ville frigöra tid att jobba strategiskt. Eftersom jag tidigare kände till Servicepaket Lön och var nöjd med den tjänsten, föll valet på personalhandboken.

Gemensam kommunikationsplats

I samma veva bytte Karlsson ut sitt intranät och därför blev personalhandboken en gemensam kommunikationsplats för all information. Såväl HR-frågor som marknad, inköp och ekonomi finns ordnade i olika undergrupper inom personalhandboken, som på så sätt har utvecklats till ett intranät för Karlssons.

– Det bästa är att allt är samlat. Här kan vi lägga in all information och den blir lätt att hitta för alla anställda, säger Emma Johansson som är marknadskoordinator.

Med 120 anställda spridda på tolv varuhus från Bollnäs till Bräkne-Hoby, och med huvudkontor i Göteborg, är det extra viktigt med en gemensam kommunikationsplattform.

– Det underlättar jättemycket, konstaterar Helen Lans. Numera är det sällan jag svarar på de enklare frågorna.

– Alla veckobrev finns där och det är lätt att gå tillbaka och se vad som har sagts i en fråga, instämmer Emma Johansson. Eftersom vi är så utspridda rent geografiskt är det bra för vi-känslan att dela dokumentation från olika event eller för kompetensutbildning som guider för exponering i butik.

Utökat stöd till chefer

Som ett ytterligare stöd till sina runt trettio chefer arbetar Karlsson med Tholin & Larssons chefs- och ledarhandbok. Nästa steg blir att fortsätta arbetet med den och samtidigt lyfta cheferna genom att satsa mer på kompetensutveckling och kunskapsstöd.

– I chefs- och ledarhandboken finns alla processerna samlade, som exempelvis rekrytering, utvecklingssamtal och arbetsrätt. Men vi måste fortsätta att utveckla varje område så att det passar vårt företag, förtydligar Helen Lans.

Ett arbete som kommer att gå hand i hand med varumärkesbyggande och att skapa en gemensam Karlsson-anda.

– Vad ska man se och uppleva när man kommer till våra varuhus? Vad ska man känna och smaka? Tillsammans med kunskap och servicetänkande hos personalen kommer sådana mervärden att bli allt viktigare.

Karlssons varuhus:
Allt började med att entreprenören Göran Karlsson, grundaren av Gekås Ullared, 1998 startade en e-handel av tillfälliga partier som han kom över via sina globala kontaktnät. Kort därefter köpte Göran upp Verktygsboden i Veddige utanför Varberg, som ägdes av en annan entreprenör vid namn Benny Andersson. Göran och Benny bestämde sig för att tillsammans öppna vad som kom att bli det första fysiska Karlsson-varuhuset i Verktygsbodens gamla lokaler. Detta blev början på ett långt och givande samarbete. Snart öppnade de ytterligare ett varuhus i Morgongåva och inom kort hade även Högsby, Mariestad och Vetlanda sina egna Karlsson-varuhus. I dag arbetar120 anställda i tolv varuhus från Bollnäs i norr till Bräkne-Hoby i söder. Huvudkontoret ligger i Mölndal strax utanför Göteborg. Affärsidén är, nu som då, att hitta riktigt bra produkter till överraskande bra priser.

 


    Läs mer om om våra webbaserade handbokslösningar Personalhandbok, Chefshandbok och HMS-handbok