Detta bör du göra innan nyanställda börjar

En lyckad anställning kräver att chefen gör rätt redan innan den nya medarbetarens första arbetsdag. Vinsten är bland annat att du behåller duktiga medarbetare längre.

     

den 27 april 2018

Processen med att ta emot nya anställda brukar kallas för onboarding. Onboarding är inte en enkel uppgift, utan en process som sträcker sig hela vägen från rekryteringen fram till att den nyanställda är helt integrerad i verksamhet, något som normalt tar ett år.

Målet med en onboardingprocess är att få den nya medarbetaren att bli välintegrerad på sin nya arbetsplats, både i kulturen, det sociala systemet och i sin nya roll. En lyckad onboardingprocess leder ofta till att den nya medarbetaren är nöjdare och blir kvar längre på arbetsplatsen.

Behåll nyanställda längre

Det är viktigt att veta om att en god onboardingprocess börjar redan innan den nya medarbetarens första dag på sitt nya jobb. Forskning visar att de arbetsplatser som genomför rätt aktiviteter under perioden från dess anställningskontraktet har blivit signerat tills medarbetarens första arbetsdag, får anställda med en starkare känsla av tillhörighet. Därmed ökar också sannolikheten för bättre trivsel och att medarbetarna väljer att stanna kvar länge på sin arbetsplats.

Bra för arbetsgivarvarumärket

Utöver att nya medarbetare snabbare integreras och kommer in väl på arbetsplatsen, har en god onboarding även positiva effekter på arbetsgivarvarumärket – s k employer branding. De flesta människor som byter jobb pratar ju ofta med vänner, familj och kollegor om sin nya tjänst och hur de känner kring den. Perioden mellan signeringen av anställningsavtalet till den första arbetsdagen blir därför extra viktig för företag när de ska bygga sitt företagsvarumärke.

Det är viktigt att bibehålla kontakten med den nya medarbetaren, så att hen upplever att det var ett bra val att tacka ja till sin nya tjänst och känner sig motiverad att komma igång. Se till att den nyanställda vet tillräckligt mycket om sin nya arbetsplats, är väl förberedd och inkluderas i verksamheten direkt när anställningsavtalet är signerat. Passa även på att bjuda in den nya medarbetaren till möten och andra aktiviteter som är på gång på arbetsplatsen, t ex after work och friskvårdsaktiviteter.

Planera uppstarten väl

När man ska planera den nyanställdes ankomst är det naturligtvis en del praktiska saker som måste lösas – utrustning måste beställas och tillgång till arbetsplatsen alla olika system måste sättas upp etc. Kom även ihåg att bestämma en tidpunkt när den nya medarbetaren ska anlända.

På den första arbetsdagen bör du genomföra ett uppstartssamtal där ni går igenom introduktionsplanen och utbildningsområdena, stämmer av förväntningarna på tjänsten och introducerar de närmaste kollegorna. En fadder eller mentor kan vara ett bra stöd för nyanställda den första tiden.

Så genomför du en god onboardingprocess

  • Sätt in onboardingen i samma sammanhang som rekryteringen, och starta onboardingprogrammet från det att anställningskontraktet signerats. Det är ofta tre månader före den nya medarbetaren startar.
  • Planera längden på onboarding - från kontraktsigneringen och genom det första året.
  • Gör tydliga planer tillsammans med den nyanställda för det första året. Stäm av förväntningar under vägen, t ex genom utvecklingssamtal.
  • Se till att den nyanställda får en fadder eller mentor.
  • Identifiera, introducera och involvera alla viktiga parter i onboardingprogrammet
  • Kom ihåg att onboarding ska vara ett stöd för den anställda
  • Använd era nyanställdas återkoppling och kommentarer på sin onboarding för att vidareutveckla onboardingprogrammet