Därför är lönespecifikationen viktig

Varje anställd bör spara sina lönespecifikationer. Detta bland annat för att kontrollera att de sammanlagda uppgivna ersättningarna och skatteavdragen stämmer överens med uppgifterna i kontrolluppgiften senare.

     

den 29 maj 2018 Lennart Salomonsson

För att en lönespecifikation ska kunna lämnas elektroniskt krävs att arbetsgivaren kan garantera att inga obehöriga personer kan komma åt informationen i denna.

Det finns inga bestämmelser i lagen om att arbetsgivare måste lämna lönespecifikationer till sina anställda. Av skatteförfarandelagen framgår dock att arbetsgivaren – skriftligen – måste redovisa vilka skatteavdrag som har gjorts vid utbetalning av ersättning för utfört arbete.

Att lämna lönespecifikationer betraktas dock allmänt som vedertagen praxis och god sed. Kollektivavtal kan också innehålla bestämmelser om lönespecifikationer.

Uppgifter i lönespecifikationen

Lönespecifikationen visar resultatet av lönehanteringen under till exempel en månad. Det är därför viktigt att specifikationen är klar och tydlig så att den anställde på ett enkelt sätt kan kontrollera att specifikationen är korrekt.

I lönespecifikationen bör därför finnas uppgift om bruttolönen (och de skattepliktiga förmånerna) och gjorda preliminärskatteavdrag samt den utbetalade nettolönen. Där bör också framgå vilka skattefria respektive skattepliktiga traktamenten och milersättningar som har betalats ut.

Även den anställdes ackumulerade bruttolön och skatteavdrag bör framgå av lönespecifikationen. Samma gäller antalet arbetade timmar (i förekommande fall), antalet uttagna och kvarvarande semesterdagar (både årets dagar och sparade dagar) och redovisningen av eventuell tidbank.

De anställda bör vidare – via lönespecifikationerna – kunna se de eventuella lönetillägg, för till exempel övertid och mertid, som varit aktuella en viss månad. Även vilka avdrag som gjorts med anledning av frånvaro, för till exempel sjukdom, föräldraledighet och övrig tjänstledighet, bör framgå av lönespecifikationerna.

Hur kan lönespecifikationen lämnas?

En arbetsgivare kan lämna över lönespecifikationerna till de anställda personligen. Eftersom uppgifterna i en lönespecifikation är känsliga är det viktigt att arbetsgivaren ser till att den anställde verkligen tar emot specifikationen, det vill säga inte bara lägger den vid den anställdes arbetsplats.

Ett vanligt sätt har varit att lämna en lönespecifikation via e-post. Men beroende på vilken information lönespecifikationerna innehåller kan det dock vara otillåtet att maila dessa till de anställda.

En lönespecifikation kan innehålla information som är särskilt känslig, till exempel uppgifter om sjukfrånvaro eller avdrag för fackföreningsavgift. Både uppgifter om hälsa och facktillhörighet tillhör en särskild kategori av personuppgifter som anses vara särskilt känslig.

Olika former av kryptering eller möjlighet för de anställda att själva logga in på en portal för att hämta sin lönespecifikation är exempel på sätt som i dagsläget anses vara säkra. 

Observera att det är arbetsgivaren som samlar in och hanterar personuppgifter för sina anställda och som därför är ansvarig för att detta sker på ett säkert sätt. Det gäller även om leverantören av lönesystemet erbjuder en möjlighet att – i systemet – skicka lönespecifikationerna till de anställda via e-post.

Det är vidare arbetsgivaren som ansvarar för hanteringen av uppgifterna i en lönespecifikation även om lönehanteringen och upprättandet av lönespecifikationer görs av någon annan, till exempel en redovisnings- eller lönebyrå. Det ligger alltså fortfarande på arbetsgivaren att se till att säkerheten är tillräckligt.

Spara lönespecifikationerna

Varje arbetsgivare bör uppmana sina anställda att spara sina lönespecifikationer. Detta bland annat för att de anställda ska veta hur många semesterdagar de har kvar samt hur mycket preliminärskatt som arbetsgivaren har hållit inne.

Det enda sättet på vilket Skatteverket tillgodoför de gjorda skatteavdragen för respektive anställd är via den anställdes kontrolluppgift. Om arbetsgivaren därför inte har redovisat de korrekta skatteavdragen på kontrolluppgiften riskerar den anställde att få betala skatten en gång till i form av en kvarstående skatt.

Samma gäller om någon kontrolluppgift inte kommer in till Skatteverket. Även i det fallet får den anställde – genom en så kallad skattereklamation – styrka de gjorda skatteavdragen med sina lönespecifikationer. 

Räkenskapsinformation

Det finns särskilda bestämmelser om arkivering av s k räkenskapsinformation. Sådan information måste sparas under viss tid.

Även lönespecifikationer utgör räkenskapsinformation. Dessa måste bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då företagets räkenskapsår avslutades.

Det går att – genom scanning – överföra lönespecifikationer och annan räkenskapsinformation i pappersform till elektronisk form. Den ursprungliga lönespecifikationen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vill du få mer information om lönespecifikationer och mycket mer? Prova våra Servicepaket gratis.