Att arbeta hemifrån är snarare regel än undantag för många anställda nu under coronapandemin. Ingrid Langkilde, skatteexpert på Simployer, kollar närmare på vad som gäller skattemässigt när det kommer till hemmakontor!
Att arbeta hemifrån är snarare regel än undantag för många anställda nu under coronapandemin. Ingrid Langkilde, skatteexpert på Simployer, kollar närmare på vad som gäller skattemässigt när det kommer till hemmakontor!

Corona – ersättning och avdrag när man jobbar hemifrån

På senare tid har det väckts en hel del frågor om vad som gäller skattemässigt om arbetsgivaren står för kostnader för hemmakontoret. Vad gäller till exempel vid inköp av kontorsmöbler? Ersättningar för privata bredband? Är fri fika på hemmakontoret skattefri? Vad gäller för hyresersättningar till de anställda?

     

den 30 april 2020 Ingrid Langkilde

Inledningsvis kan vi konstatera att regeringen inte har infört några särskilda skatteregler som tar sikte på just dessa frågor nu under coronakrisen. Det är alltså ”vanliga” skatteregler som gäller.

Ersättning för kontorsmöbler och utrustning

Om en arbetsgivare lämnar bidrag till en anställds privata inköp av exempelvis en kontorsstol eller ett höj- och sänkbart skrivbord blir bidraget skattepliktig lön. Samma gäller om arbetsgivaren är med och finansierar anställdas privata inköp av utrustning av olika slag, till exempel headset, webbkameror, skrivare och dataskärmar.

Den anställde blir alltså beskattad för ersättningen och arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter. Samtidigt blir kontorsstolen, skrivbordet, headsetet eller webbkameran förstås den anställdes privata egendom.

Om arbetsgivaren står för själva inköpet kan bedömningen bli en annan. Arbetsgivaren gör då inköpet direkt eller ersätter den anställda mot inlämnade av ett kvitto. Utläggskvittot ska då kunna användas som verifikation i arbetsgivarens bokföring.

Att utrusta ett kontor för en anställd som arbetar hemifrån med lämpliga kontorsmöbler medför normalt inga skattekonsekvenser. Det förutsätter förstås att det som köps in kan motiveras utifrån den anställdes arbetssituation.

Arbetsgivaren måste här kunna argumentera för att han inte står för den anställdes privata levnadskostnad. Annars uppstår en skattepliktig förmån för den anställde.

Samma gäller om den anställde får behålla möblerna när den anställde inte längre arbetar hemifrån eller om anställningen upphör. Den skattepliktiga förmånen ska då värderas till möblernas marknadsvärde vid den aktuella tidpunkten.

All den utrustning som en anställd behöver för att kunna utföra sitt arbete från hemmakontoret kan behandlas som skattefria arbetsredskap. Det kan handla om till exempel headset, skrivare, dataskärmar och webbkameror.

Förutsättningen för skattefrihet är att arbetsredskapet är viktigt för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det behöver däremot inte vara direkt nödvändigt för arbetet.

För att det ska vara fråga om ett skattefritt arbetsredskap krävs vidare att det är arbetsgivaren som äger eller leasar det aktuella redskapet.

Ersättning till anställda för egna bredband

Ersättningar från arbetsgivare till anställda som använder egna bredband vid arbete i hemmet är skattepliktiga som lön. Det är alltså här fråga om bredband som den anställde faktureras för av bredbandsleverantören.

Man kan undra varför ersättningen från arbetsgivaren inte kan ses som en kostnadsersättning. I ett sådant fall skulle arbetsgivaren inte behöva betala några arbetsgivaravgifter på ersättningen.

Anledningen är att de anställda inte kan visa någon merkostnad för att de använder bredbanden i tjänsten. Arbetsgivaren anses därför ha ersatt den anställdes privata levnadskostnader.

Skatteverket har dock öppnat upp för en möjlighet att anställdas egna bredbandsuppkopplingar kan bli skattefria som arbetsredskap. Det gäller om arbetsgivaren avtalar med teleoperatören ifråga om att bli betalningsansvarig för de anställdas egna abonnemang.

Operatören fakturerar då alltså arbetsgivaren för både abonnemanget och de löpande avgifterna.

Även dessa ”fria” bredband kan – enligt Skatteverket – utgöra skattefria arbetsredskap. En förutsättning är dock att villkoren i övrigt är uppfyllda.

Ett annat alternativ är förstås att arbetsgivaren tecknar ett separat bredbandsabonnemang som den anställde använder i tjänsten. I så fall handlar det om ett skattefritt arbetsredskap.

Tips: I Servicepaket Skatt håller du dig uppdaterad med det senaste på skatteområdet

Fri fika på hemmakontoret

En arbetsgivare har möjlighet att ge sina anställda skattefria personalvårdsförmåner. En personalvårdsförmån är en förmån som arbetsgivaren lämnar för att skapa trivsel i arbetet.

Till de skattefria personalvårdsförmånerna hör till exempel kaffe, te, fralla, bulle och frukt. Alltså fri fika på jobbet.

Sådana förmåner som de anställda får utanför arbetsgivarens arbetsplatser kan inte utgöra skattefria personalvårdsförmåner. Det talar för att fri fika på hemmakontoret är skattepliktig.

Samtidigt kan man ifrågasätta vad som är arbetsgivarens arbetsplats under dessa coronatider. Kan den kanske tillfälligt anses vara i den anställdes bostad?

Ett argument för detta skulle kunna vara att arbetsgivaren har stängt ner sitt kontor helt och att de anställda därför måste arbeta hemifrån.

Hyresersättning till anställda

Hyresersättning från en arbetsgivare för kontor i en anställds bostad är skattepliktig. Huvudregeln är att detta är en ersättning som är skattepliktig som inkomst av tjänst.

Ersättningen kan dock beskattas som hyresersättning i inkomstslaget kapital. Följande förutsättningar måste då vara uppfyllda:

  • Det finns ett hyresavtal mellan den anställde och arbetsgivaren
  • Arbetsgivaren har behov av utrymmet
  • Ersättningen är marknadsmässig

I de fall en anställd kommer att arbete hemifrån under en längre tid på grund av corona finns det anledning att fundera på alternativet med hyresersättning. Det man bör tänka på då är alltså att upprätta ett skriftligt hyresavtal.

Att motivera att det finns ett behov av utrymmet lär inte vara svårt nu under coronakrisen. Det svåra kan vara att komma fram till vad som är marknadsmässig hyra.

Om det hyrda utrymmet är integrerat i den anställdas bostad, till exempel ett arbetsrum i bostaden, bör marknadsvärdet - enligt Skatteverket - i första hand beräknas med ledning av hyresnivån i området eller närliggande områden för utrymmen som hyrs ut för motsvarande ändamål.

Om det saknas en sådan hyresmarknad bör marknadsvärdet i andra hand beräknas med ledning av hyresnivån för utrymme som hyrs ut för annat ändamål, till exempel övernattningsrum.

Om det överhuvudtaget inte finns någon hyresmarknad i området anser Skatteverket att marknadsvärdet bör beräknas med ledning av de schabloner som gäller för arbetsgivarens värdering av bostadsförmån.

Den marknadsmässiga hyran för ett kontorsrum på 15 kvm i Stockholm skulle då kunna beräknas till 1 650 kr per månad för inkomståret 2020. För ett motsvarande kontorsrum i Göteborg skulle marknadsvärdet bli 1 500 kr per månad.

Beloppet tas upp som inkomst av kapital. Eventuellt överskjutande belopp beskattas som lön.

Fördelen med att få ersättningen som en inkomst av kapital jämfört med lön är dels att arbetsgivaren inte behöver betala några arbetsgivaravgifter på ersättningen dels att det blir en proportionell skatt på 30 procent för den anställde.

Tilläggas bör dock att skatten på en tjänsteinkomst i det enskilda fallet kan vara lägre än 30 procent.

I ett sådana fall är det en nackdel för den anställde att hyresersättningen blir en kapitalinkomst. Den anställdes pensionsgrundande inkomst bli då också lägre.

Tillfälliga skattelättnader i inkomstslaget tjänst?

Det hade förstås varit önskvärt att regeringen tagit fram ytterligare ett krispaket som skulle innebära någon form av skattelättnad även i inkomstslaget tjänst. Det skulle till exempel kunna handla om ett tillfälligt deklarationsavdrag från tjänsteinkomsterna för ökade kostnader på grund av Corona, till exempel kostnader för sjukvård och hemmakontor med mera.

Varför inte införa ett tillfälligt schablonavdrag eller en tillfällig skattereduktion?

Kanske skulle anställda kunna få en tillfällig skattefri milersättning av sina arbetsgivare när de undviker att åka med kollektivtrafiken och istället kör med egen bil till och från jobbet.

Detta är bara ett par exempel. Det finns säkert många fler idéer hos er som hanterar alla dessa frågor ute i arbetslivet!


Skatteträff 20/21 – Årets stora uppdateringsdag inom skatt

 

 
Boka din plats här!