Beställningar på nätet – utlägg för arbetsgivaren?

För att det inte ska bli problem att göra avdrag för momsen vid beställningar över nätet finns några saker man bör tänka på.

Problemen beror bl.a. på mervärdesskattelagens formella krav på fakturan eller kvittot. Vid köp från utlandet är det dessutom oftast olika momsregler beroende på om köparen är företag eller privatperson.

Beställ i företagets namn!

Vid handel mellan företag finns enligt mervärdesskattelagen detaljerade krav på fakturans innehåll. Om köpande företag har ett bristfälligt underlag kan köparen mista rätten till avdrag för moms. Fakturan måste t.ex. innehålla köparens – företagets – namn och adress.

I två fall kan man avvika från regeln att företagets namn och adress ska finnas med.

• När fakturabeloppet är mindre än 4.000 kr inklusive moms och fakturan saknar uppgift om vem som är köpare.
• När inköpet gäller något som – enligt Skatteverket – är naturligt att en anställd gör utlägg för. Det gäller kostnader för resor, logi, representation, facklitteratur och skattefri motion. Uppgift om köpare får i dessa fall vara den anställde istället för företaget (övriga krav på fakturan ska dock vara uppfyllda).

Listan över inköp – som en anställd kan göra som naturliga utlägg för sin arbetsgivare – bör inte på eget bevåg utvidgas. Det är alltså i få fall som inköp över 4.000 kr kan ge arbetsgivaren avdragsrätt för moms – såvida inte fakturan är utställd till företaget.

Om inköp görs från någon av nätets aktörer som i vanliga fall handlar med privatpersoner så finns stor risk att underlaget är bristfälligt. Kraven på uppgifterna i en faktura eller kvitto till en privatperson är nämligen betydligt färre. 

Vill du få koll på alla kluriga momsfrågor? Få tillgång till Servicepakt Moms – vi nyhetsbevakar och håller dig uppdaterad!

Vid köp från utlandet: Uppge VAT-nummer!

Vid köp från utlandet är det stor skillnad på momshanteringen om köparen är ett momsregistrerat företag eller inte. Lite förenklat kan man utgå ifrån att om säljaren uppfattar köparen som privatperson så kommer moms att debiteras. Oftast är det då utländsk moms. Är köpet en elektronisk tjänst – applikationer (appar), licenser, e-litteratur m.m. – kan det vara svensk moms.

En moms som inte är rätt debiterad är dock inte möjlig att få tillbaka via Skatteverket. Det är bara säljaren som kan rätta felet genom att utfärda en kreditfaktura.

Detta kan innebära att om inköp görs från någon av nätets aktörer som i vanliga fall handlar med privatpersoner så kan underlaget innehålla en moms som inte blir avdragsgill. I praktiken innebär det en kostnadsökning med momsbeloppet.

Av dessa skäl kan det vara mindre lämpligt att inköp görs från en webbutik där den anställde har registrerat sig som kund – dvs. som privatperson. 

Inköp under utrikes tjänsteresa

Vissa tjänster som konsumeras på en viss plats, i ett visst land, kan inte köpas utan momsdebitering oavsett om köparen är företag eller privatperson. Det gäller persontransporter, logi, restaurangtjänster, teaterbiljetter m.fl. tjänster.

I vissa fall kan företaget ansöka om momsåterbetalning från det aktuella landet. För att det ska vara möjligt krävs normalt att fakturan är utställd i företagets namn och att momsbeloppet finns angivet på fakturan.

Det är upp till varje arbetsgivare att bestämma på vilket sätt som anställda får lov att göra inköp och beställningar av varor och tjänster åt företaget. Det interna regelverket bör ta hänsyn till ovanstående så att momsen inte blir en extra kostnad i företaget – helt i onödan.

Håll dig uppdaterad med gratis nyhetsbrev

Simployer Info är det breda nyhetsbrevet som ger dig koll på våra expertisområden: Skatt, Moms, Lön och HR. Bli uppdaterad om aktuella lagändringar, fakta, förslag och senaste nytt!

Vi bjuder alla nya prenumeranter på mallen Sammanställning över föräldraledigheter!