Äntligen – förenklad bokföring och arkivering!

Inte en dag för tidigt! Bokföringen ska göras mer modern, enkel och teknikanpassad. Arkiveringen ska anpassas till dagens teknik, särskilt när det gäller dagens förlegade krav på arkivering av papperskvitton. En särskild utredare ska – senast sista september 2020 – ta fram förslag på förenklingar.

     

den 19 maj 2020 Håkan Larsson

En särskild utredare ska se över hur reglerna kring bokföring och arkivering kan förenklas (regeringens direktiv 2020:48). Detta för att stärka den svenska konkurrenskraften, skapa fler jobb och växande företag. 

Uppdraget är främst riktat mot mikroföretag (högst tio anställda och antingen en balansomslutning under 2 miljoner euro eller en omsättning som är mindre än 2 miljoner euro). Utredaren ska även beskriva hur förslagen skulle kunna tillämpas på andra företag (snedvridning mellan mikroföretag och andra bör undvikas).

Bokföringslagen ska förenklas

Tanken är att bokföringsprocessen ska förenklas genom ett modernt, teknikneutralt och enkelt regelverk för företagen. Utredaren ska därför bland annat se över följande:

  • Reglerna kring arkivering, t.ex. när det gäller var och i vilket land arkivering ska ske och hur s.k. moln-tjänster ska kunna användas
  • I vilken form räkenskapsmaterial ska bevaras (se mer nedan)
  • Behöver reglerna om årsbokslut förenklas?
  • Ska gemensamma verifikationsserier kunna användas?
  • Frågor kring revisorns oberoende vid s.k. kombiuppdrag

Måste papperskvitton bevaras i pappersform?

Räkenskapsinformation måste idag arkiveras i sin ursprungliga form i minst tre räkenskapsår innan den får förstöras. Tar ett företag emot en faktura i pappersform måste alltså företaget spara pappersversionen, även sedan fakturan genom t.ex. skanning har överförts till elektronisk form.

Bevarandet av ursprungliga handlingar medför kostnader för företagen. Kvitton är inte heller alltid läsbara efter ett par år, men måste ändå sparas. Detta även om informationen har förts över till en läsbar och mer beständig form.

Anställdas utlägg och reseräkningar

Lättnader i kravet på att spara en ursprunglig handling i pappersform skulle kunna medföra en betydande administrativ lättnad för företagen och deras anställda. Det gäller inte bara frågor om fakturor, utan även vid hantering av kvitton som gäller utlägg och reseräkningar. En sådan ordning skulle även medföra lägre kostnader för arkivering.

En viktig del i utredarens uppdrag är därför att föreslå de lättnader som behövs i kravet på att det ursprungliga materialet för räkenskapsinformation ska bevaras. Detta sedan informationen har förts över till ett annat material. Fokus ska då vara att den ursprungliga informationen ska kunna presenteras med det innehåll den hade när handlingen ställdes ut, även om formen är en annan.

Efterlängtade förändringar

Detta uppdrag är mycket efterlängtat. Det har länge framförts kritik mot att bokföringslagen är föråldrad och inte anpassad till dagens tekniska lösningar. Det gäller inte minst kraven på att anställdas kvitton – vid utlägg och reseräkningar – måste bevaras i pappersform. Detta trots att kvittona har skannats in och kan läsas av mer tydligt i elektronisk form.

Vi får verkligen hoppas att detta lagstiftningsarbete går snabbt och smidigt. Uppdraget är dock omfattande. Det är känns därför oklart att hela uppdraget ska kunna fullgöras redan innan sista september, särskilt i dessa tider när det mesta tar längre tid att få fram.

Ett alternativ skulle då kunna vara att redovisa vissa väsentliga delar i ett tidigare delförslag – som t.ex. arkiveringen av papperskvitton.


Läs mer om kraven på kvitton och fakturor vid anställdas utlägg i artiklarna nedan:

Fakturor vid anställdas utlägg (Servicepaket Moms)

Arkivering – kvitton vid utlägg måste vara i original (Servicepaket Skatt) 

 

 

 

Boka din plats på Skatteträff här!